［保存版］結婚式に台風etc.が直撃！？その時新郎新婦ができること【完全ガイド】

今回教えてくれるのはホテル椿山荘東京・プランナー渡辺昌恵さん

メッセージ for 花嫁

＜悪天候によるピンチは乗り越える方法もあります＞
大型台風直撃日に担当していた結婚式が延期になった経験があります。おふたりが会場と密に連絡をとり、きちんとゲストケアをされたこともあり、２カ月後の延期日には当初の予定どおりのゲストが参加。悪天候によるピンチを乗り越える方法はあるので、安心してください！

気象について教えてくれるのは日本気象協会 気象予報士・中川裕美子さん

メッセージ for 花嫁

＜台風シーズンは夏から９月ごろ＞
いわゆる台風シーズンは夏から９月ごろにかけて。日本へ上陸する台風の約８割が７月～９月に集中します。ただし台風は一年を通して発生しており、非常にまれですが過去には４月や11月に上陸した年も。もし台風の影響を避けたいのであれば、事前に台風シーズンを考慮する手もありますよ。

「ふたり」が「式の決行などの検討、判断をし、ゲストへ連絡」を

結婚式当日の悪天候直撃に備えて、心得ておきたいことは、
●結婚式の招待者である「ふたり」が
●「結婚式の決行、延期の検討、判断とゲストへの連絡」をする必要があるということ

結婚式の決行や延期の検討、判断は、基本的にはゲストを招待するふたりに委ねられるもの。つまりはふたりが各種情報を集め検討、判断をし、判断結果をゲストに連絡するという大事な役割を担うことになります。

検討、判断材料となるのは、
●気象情報／ゲスト状況／交通情報の3つ
これを軸にふたりが検討、判断、連絡を行いたい。

検討、判断タイミングは式の１週間前、５日前、２～３日前の３回

式の決行や延期の検討、判断材料となるのは、気象情報や注意報・気象警報、ゲスト状況、交通情報に会場の状況など。
不安を抱えるゲストのためにも検討、判断のタイミングは１週間前、５日前、２～３日前の３回設けると安心です。

●タイミング１＜式の１週間前＞
「情報収集開始と関係者との相談を」
台風の発生などの気象情報が出はじめるのが、おおよそこの頃。ここではもしもの時に備え、判断材料となる情報収集を。また会場や親との相談を行いたい。

●タイミング２＜５日前＞
「最新情報の収集とゲストへの第一報を」
台風であれば規模や進路、上陸地域予想などもより具体的に。また飛行機や新幹線などの運行にも影響が出はじめる頃。集めた最新情報をもとに検討、判断し、ゲストへ第一報をしたい。

●タイミング３＜２～３日前＞
「最新情報の収集と式決行の判断、会場、およびゲストへの最終連絡を」
最終検討、判断をしたいのは式直前のこの頃。気象的な情報もさらに具体的に、より確率も高まっていて多くの交通機関への影響が出はじめるとき。集めた気象や交通などの最新情報をもとに、最終判断を下したい。また判断結果は速やかに会場、そしてゲストへ連絡をしましょう。

ここからは３タイミング別に、ふたりができることをより詳しくご紹介します。

プロが解説！

＜台風以外の悪天候・大雪は決行判断が多数＞
大雪の場合は直前の予報となることから、記録的な大雪でなければ決行する方が多い印象です。早めに到着する方、早めに出ても遅れてくるゲストも多いかと思いますので、可能であればタオルの用意やウエイティングスペースの確保などゲストケアの事前打ち合わせ、準備を。また雨天時同様、ガーデンなど外で行う演出があれば、代替案をプランナーさんに相談しておくのも一つですね。

＜災害予測は警戒レベルを参考に＞
自然災害予測は非常に困難ですが、一般の方でも分かりやすいのは５段階の「警戒レベル」。例えば「警戒レベル４」は、取るべき行動が「避難」で式は延期せざるを得ません。
ただ実際には差し迫ったときに発表されることも多く、この情報のみでの判断は危険。また大雪も事前にある程度予測できますが、関東は降雪量が少なくても影響大。予測が非常にむずかしいのが現状です。

「情報収集開始と関係者との相談を」

１_結婚式当日の気象情報の確認
式当日、式前後の気象情報を収集し、状況を確認しましょう。台風の場合は予想進路や規模、影響地域なども合わせて確認を。

２_会場の契約書や規約の確認
悪天候や災害に備えて特別措置のある会場もあるので、契約書や規約の確認を。記載内容を把握しましょう。

３_担当プランナーに連絡、相談
契約書や規約を手元に担当プランナーに連絡、相談を。延期とした場合の手続きの流れや費用、式決行判断期限などの確認をしましょう。

４_両家に状況の報告と相談
プランナーに確認できた情報をもとに、両家の親に状況報告と相談をしましょう。ふたりと両家の意向の擦り合わせを。

プロが解説！

＜連絡、相談対応は他スタッフでも可能＞
担当プランナー不在の場合の相談連絡は、他スタッフでも対応可能です。
この頃になると、式の決行について気になりはじめるゲストも出はじめるので、ふたりや両家の意向や状況によっては、このタイミングでゲストへ第一報という対応をしてもいいです。

＜週間天気予報、５日先予報は幅を持って考えて＞
台風の上陸や接近は、このタイミングではかなりずれることも。台風をはじめ、天候は週間天気予報、台風の５日先予報は後半の予報ほど幅を持って考えましょう。慎重に情報収集、判断ができるといいですね。

「最新情報の収集とゲストへの第一報を」

１_最新版結婚式当日の気象情報の確認
式日により近くなり、影響規模・地域などもさらに具体的に。台風の規模や進路、影響地域など、最新の気象情報をしっかりと確認、確かな情報を収集しましょう。

２_長距離をはじめとする、交通機関の運行予定の確認
遠方ゲストの移動手段となる、飛行機や新幹線など長距離間を結ぶ交通機関。これらは、このタイミングで欠航や運休予定となることもあります。ゲストの足に影響する交通情報がないかの確認を。

３_ゲストへの第一報を
多くのゲストが式の決行などが気になってくる頃。問い合わせが入る前に、ゲストへの第一報をしましょう。伝えるべきは「現在の状況」、「決行などの最終判断タイミング予定」の2つ。
遠方ゲストには、式当日前後も含む交通や宿泊の手配状況なども合わせて確認したい。

プロが解説！

＜ゲストへの連絡は家族に協力をお願いしても◎＞
両家の親族ゲスト分の連絡については、親御さまにお願いするなど家族にも協力してもらえるといいですね。また2019年10月の大型台風直撃の際は、この段階で都内では当日のタクシーの予約もできなくなりました。

＜強風の影響も判断材料に＞
鉄道の運転見合わせの基準は、条件によって異なりますが最大瞬間風速25m/sでストップ、20m/sで速度規制などが目安になります。平均風速20m/s以上だと、「走行中の車は通常の速度で運転するのが困難」。高速道路では速度規制や通行止めとなる可能性があります。平均風速25m/sを超えると、屋外行動は極めて危険。暴風警報の基準も市区町村によって異なるのでこまめに情報収集を。

「最新情報の収集と式決行の判断、会場およびゲストへの最終連絡を」

１_最新版結婚式当日の気象情報の確認
式直前で影響規模・地域などの確率もさらに上がり、危険度なども現実感を増す頃。最新版の気象情報、警報などをしっかりと確認、確かな情報を収集したい。

２_近距離も含めた、交通機関の運行予定の確認
大多数のゲストに影響を及ぼす、会場までのアクセス手段である電車やバスなどの運行予定も出はじめる。どのような交通情報が出ているのかを確認しましょう。

３_ふたりの意向を両家に相談するとともに最終判断
主な判断材料は悪天候の影響範囲、交通への影響、ゲストが来場可能かどうか、キャンセル料の有無と金額などがあります。その他、個別の事情も加えてふたりの意向を固めたら両家に相談、報告、最終判断をしましょう。

４_会場に最終判断の報告、今後の流れの確認
最終判断ができたら早めに会場に連絡し、今後の流れについて擦り合わせをしましょう。

５_各ゲストへ一斉連絡
いずれの判断の場合も速やかにゲストへ一斉連絡を行います。
決行の場合は、ゲスト到着後に使用できる着替え室や控室、タオルやドリンクなどのゲストケアの有無についてもお伝えできると安心。またゲストの意向も合わせて確認しましょう。
延期の場合は、決まっていれば延期日も伝えて。また交通費や宿泊費などの対応についても、このタイミングで伝えておきたい。

プロが解説！

＜延期の場合は手配物の確認、対応も＞
当日使用予定だった会場手配分のアイテムのキャンセルは、担当プランナーが手続き。宿泊、美容室、外部からの持ち込みで手配していたものは、ご自身でキャンセル連絡をしましょう。対応は式場によって異なるので、各会場にご確認ください。

＜強風影響は当日前後も注意＞
台風が「大型」や「超大型」なら、強風域が広く、台風の中心がまだ離れていても強い風が吹きはじめます。そして台風が離れた後も、吹き返しの強い風が吹きます。式当日だけでなく、式日前後の気象情報もしっかり確認を！

「決行、延期それぞれで必要なゲストなどへの対応を」

【決行の場合・式直前／当日】
１_ゲストの状況確認
すべてのゲストに、天候や交通などの影響がどうかの確認を。参加の不可否も含めて、全員分の状況確認ができたら会場と最終打ち合わせを。

２_ゲストケアの準備
ゲストの安心材料となる会場までの安全対策や、到着後の着替え室や控室の確保、タオルやドリンクなどゲストケアの準備を。対策、準備状況はゲストにも共有をしておきましょう。

【延期の場合・式予定日後】
１_延期日の決定
延期決定のタイミングで延期日未定の場合は、会場と相談し決定を。衣裳、会場、司会者が同日に空いているかなども早めに確認し予約をしておくと安心です。

２_ゲストへの延期日のお知らせ
延期日が決定し次第、ゲストに丁重なお礼とお詫びとともにお知らせを。ゲスト連絡完了後、延期日程での招待状の再手配や改めて手配すべきものをプランナーと再確認しましょう。

プロが解説！

＜他にはこんな対応も合わせて＞
決行の場合、新郎新婦は念のため会場にできるだけ近い場所に前泊を。式当日、新郎新婦不在では本末転倒です！　またやむなく参列できなくなってしまったゲストには、後日ささやかな引菓子などをお礼状とともに贈りましょう。
延期の場合は、会場に預け済みのアイテムや納品済みプチギフトなどを後日引き取ります。祝電が届いていた場合は、送り主にお礼と説明の連絡をしましょう。

取材・文／笠原恭子　イラスト／二階堂ちはる　取材協力／
ホテル椿山荘東京（TEL：03-3943-0417）、一般財団法人 日本気象協会（https://tenki.jp/）　構成／松隈草子（編集部）
※掲載されている情報は2020年６月時点のものです

• 結婚式準備全般
• 結婚準備全体
• きちんとしている
• 安心したい
• じっくり読む
• 春
• 夏
• 秋
• 冬
• 梅雨
• 雨