ゲストのために「会場選び」で最低限気にしておくべき4つのこと

ライターの田中です。ゲストのために「アクセスの良さ」を考慮する人は多いと思いますが、せっかくアクセスの良い会場に決めても、建物に到着したゲストを迷わせてしまうケースもあるようです。それを防ぐために、会場選びではどんなことを押さえておくべきでしょうか？

複合施設内に会場がある場合は直結エレベーターの有無とその場所、自動車を利用するゲストがいる場合は駐車場の出入り口など、ゲストが会場内までスムーズにたどり着けるよう、動線を確認しておくことも大切なんですよ。

それだけでなく、上着や荷物を預けるクロークや化粧室が近くに整っているかも要チェックです。また、喫煙するゲストがいる場合は、喫煙スペースの有無とその場所も確認しておくと良いでしょう。

喫煙スペースが遠いと、ゲストが席を外している間にクライマックスの演出が始まってしまう……なんてこともあり得ますね。

さらに、当日ゲストが迷わないよう案内スタッフが充実しているかどうか、案内表記があるかどうかも、あらかじめ会場担当者に聞いておくと安心ですね。

車椅子のゲストや高齢ゲストがいても、完全バリアフリーであることを最優先できないこともあると思うんです。そのような場合に、あらかじめできるフォローにはどんな方法がありますか？

日頃は車椅子を使っていなくても、足腰が丈夫でない高齢ゲストのために保険として車椅子を用意しておくと安心です。まずは、車椅子の貸し出しが可能か会場に確認しましょう。また、車椅子での移動は距離よりも狭さの方が負担となるので、無理なく移動できるスペースが確保できるかもチェックしてくださいね。

無理なく移動できるよう注意する点では、ベビーカーを使うパパママゲストも同じですよね。

そうですね。ちなみに挙式会場にはベビーカーを持ち込まず、預かって欲しいというご要望も多いので、クロークなどでの一時預かりが可能かどうかも確認しておくとよいですよ。ベビーベッドやハイローチェアを用意している会場もあるので聞いてみましょう。ここで大切なのは、そういった子供用のアイテムは大人１人分かそれ以上のスペースが必要になるということ。席次決めの際はそこにも注意です。

披露宴会場を決めるとき、事前に見学して収容人数内で収めていても、当日狭く感じてしまうのはなぜでしょうか？ 見学時と当日とのギャップを極力少なくするためにできることを教えてください。

ブライダルフェアなどの会場見学では、会場内を見るだけではなく、メイン卓やゲスト卓に座ってみることをおすすめします。それぞれの視点で、当日の様子をよりリアルに把握できると思います。

会場内全体だけではなく、着席したときの見え方も写真に残しておくといいかもしれませんね！

その通りです。それと、会場内に柱がある場合は、自分たちの披露宴と同じテーブル配置なのか、他にどんなレイアウトができるのかもチェックしておいてくださいね。

それと、余興スペースの場所と広さも確認するのが大事ということで！

妊婦ゲストへの気使いって、正直、自分が経験しないと気が付かないことも多いと思うんです……。

そうですね。もし実際に出席してくださるゲスト本人に要望をヒアリングするなら、会場側に対応可能なことをあらかじめ確認しておくことがマストです。

それなら、「こんなことができるけど必要？」のように、ゲストの要望を具体的に引き出すことができそうですね！　それに「私のことを考えてくれているんだ」と喜ばれそう。

また、最近の妊産婦さんはノンカフェインを好む傾向がありますので、ハーブティーなどノンカフェインの温かいドリンクが用意できるかどうかも会場に相談してみてください。

また、ヒアリングしなくてもできる配慮としては、膝掛けやクッションを用意しておくと妊婦さんに喜ばれますよ。小さなお子さまのいるゲストのために、もし途中でお子さんがぐずってしまったときのために、途中退席が可能かどうか、遊ばせるためのフリーフペースの有無など、どのような対処が可能かも確認しましょう。