ゲストから欠席連絡が来たらどうする…？対応すること＆配慮したいこと
いよいよ結婚式を待つばかりのタイミングで、ゲストから「欠席します」という連絡が入ったら……。時間も費用もかけて準備を進めてきただけに、正直困ってしまいますよね。でも、ゲストの立場で考えると、一度決めた結婚式への出席を取りやめるのはよほどのこと。ここは慌てず、今やるべきことを考えましょう。そして、「欠席して申し訳ない」と気にしているゲストに対しても、きちんとフォローすることが大切です。
式直前の欠席連絡……よくあること？
約半数の花嫁が招待状の返信後に欠席連絡を受けている
今回のアンケートによると、「一旦出席の返信をもらったものの、その後、何らかの理由で欠席になったゲストがいた」と回答した人は上のグラフの通り。結婚式の時期がコロナ下だった人もいて、欠席者の割合がやや高めではありますが、それでも急な欠席連絡が入ることは、誰にでも起こり得ると思っていた方がよさそうです。
それでは、実際にゲストから欠席の連絡が入ってしまったときの対応を、具体的に見ていきましょう。
ゲストから欠席の連絡があったら行うこと
落ち着いて、まずはプランナーに連絡を
ゲストから欠席の連絡を受けたら、まずは落ち着いてプランナーさんに相談しましょう。料理や飲物、ギフトなどは、基本的にゲストの出欠の返事を待って数量を確定します。料理や飲物は10日くらい前から実費が発生しますが（会場によっては３日前まで変更可のところも）、その前のタイミングに分かれば問題ないので、慌てなくても大丈夫です。
また、欠席するゲストに余興やスピーチ、受付などを依頼していた場合は、すぐに代わりの人を探して打診をしましょう。式まであまり時間がなくても、きちんと事情を話した上で力を貸してもらえるようお願いすれば、前向きに検討してくれるはず。万が一、代役が見つからなくても、プログラムの工夫で何とかなることも多いので、こちらも悩む前にプランナーさんに相談を。
こちらの都合もあるけれど、欠席を伝えるゲストも心苦しい思いをしているはず。お互いの今後のお付き合いのために、次からフォローのポイントをお教えします！
［欠席ゲストへのフォロー］連絡への返信
「心配しなくても大丈夫」と伝えて
招待状の返信で欠席の連絡をしてきた人にも、一度出席を決めた後で急きょ欠席になってしまった人にも、スルーせず、何かしらのフォローをしたいもの。相手に対して残念な気持ちを伝えても構いませんが、同時に、相手の状況を気遣い、「落ち着いたらまたゆっくり会おうね」と今後につながる言葉をかけることもお忘れなく。
ゲストもあなたに申し訳ないと思いつつ、悩んで出した結論なので、こちらも大人の対応を心がけましょう。
［文例］
＜友人に／妊娠が理由の場合＞
お返事をありがとう。嬉しい知らせを聞いて私も幸せです。赤ちゃんを無事に出産することが一番だから、もちろんそちらを優先してね。お体に気を付けて。
［文例］
＜知人に／理由が明確でない場合＞
ご丁寧な返信をありがとうございます。とても残念ですが、また落ち着いたらゆっくりお会いしましょう。季節の変わり目ですのでご自愛ください。
こんな返事をしました
妊娠中の友人から出席は難しいとの返事があったので、「また会おうよー！こちらは気にせず元気な赤ちゃんが生まれますように！」と軽く返しました。（くまこさん）
高齢の祖母から、「長時間の出席は不安。ごめんね」と言われたので、「大丈夫！気にしてないよ。写真をいっぱい撮って、見せに行くからね」と伝えて安心させました。（スギモトさん）
式前日にインフルエンザにかかってしまった人が。とても残念でしたが、相手を申し訳ない気持ちにさせないよう、「とにかくお大事にね。こちらは大丈夫だから」と伝えました。（じよんさん）
［欠席ゲストへのフォロー］式当日
その場にいなくても、つながりを感じさせる配慮を
やむを得ず結婚式を欠席することになっても、ふたりを祝福する気持ちには変わりはないはず。そんなゲストの思いに応えるために、式当日できることがあります。
例えばムービー演出やプロフィールブックから欠席予定のゲストを外したりせず、そのまま登場させる配慮もその一つ。また欠席者が希望すれば、披露宴のスマホ中継を行い、リモートで参加してもらうのもいいですね。
こんな配慮をしました
突然のけがで式に来られなくなった友人が。式当日は、仲の良い共通の友人にビデオ通話をお願いし、披露宴の雰囲気を一緒に楽しんでもらいました。（ひーさん）
欠席した友人が参加しているグループLINEに、式当日の写真アルバムを作って入れてもらい、披露宴の様子を写真や動画で見てもらえるように！（プリンさん）
ゲストに協力してもらって作成する結婚証明書。式に来られなくてもふたりの大事な人たちなので、予定通り欠席者の分のピースも含めて仕上げました。（なっつさん）
［欠席ゲストへのフォロー］式後
報告の場を設け、写真や動画などの共有を
欠席したことをきっかけに疎遠になったりしないよう、式後のフォローも忘れずに。親しい友人なら、落ち着いたタイミングで食事会を開き、結婚式の報告を行ってもいいし、すぐに会えない相手なら、SNSに写真や動画をアップして見てもらう方法もあります。
祖父・祖母など高齢の親族には、直接訪ねて行ってアルバムをプレゼントしたり、一緒に結婚式の動画を観賞したりすると喜ばれそうです。
こんな配慮をしました
欠席したけれど、ご祝儀を送ってくださった方には、後日引出物を持参。その際、式当日の写真や動画を一緒に見て、結婚式の話をしました。（ryokoさん）
結婚式の３カ月前に祖母が入院。私の晴れ姿を見せることができず、祖母も残念がっていたので、自分でアルバムを作ってプレゼントしました。（ピノさん）
From 編集部
欠席連絡は勇気が要ること。しっかりフォローを！
急な病気やけが、身内の不幸など、どうしようもない状況に見舞われるのは誰にでもあること。欠席される側と同様、ゲストも不本意で心苦しく思っているはずです。今後も良好なお付き合いを続けていきたいなら、相手の気持ちに寄り添ったフォローを心がけましょう。
文／南 慈子 イラスト／ユリコフ・カワヒロ Ｄ／mashroom design 構成／小田真穂（編集部）
※記事内のコメントは2024年2月に「ゼクシィ花嫁会」メンバー75人が回答したアンケートによるものです
※掲載されている情報は2024年4月時点のものです
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