【WEB招待状】卒花の経験談に納得！「制作＆連絡時」の注意ポイント＆文例

「WEB招待状の機能」については
こちらの記事をチェックしてね！

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招待状の画面をプリントアウトし、「３人以上」でチェックすると安心！

WEB招待状を作成する時には、受け取ったゲストに残念な印象を与えないためにも、誤字脱字には細心の注意を払いたいもの。文面だけではなくゲスト名の漢字表記が正しいか、改行位置が見やすいものになっているか、句読点が不自然でないかなども確認しておきましょう。

WEB上だと気付きづらいので、プリントアウトしてチェックするなどの工夫も◎。 また、確認の目を増やすことで間違いは防げるので、彼とダブルチェックはもちろんのこと、担当プランナーさんなど第三者のチェックを入れることを考えてみて。

「ちょっとの工夫」でも招待状の印象は変わる！

WEB招待状のサイトには、さまざまな文章テンプレートが用意されています。テンプレートをそのまま使うことも、テンプレートをベースにしてオリジナルの文章にすることも可能。テンプレートをそのまま使えるのは便利だけれど、言葉一つにもあなたらしさ・ふたりらしさが出せます。

ゲストの顔をイメージしながら、あなたならではの言葉や表現を工夫してみましょう。もちろんテンプレートを使ったとしても誤字脱字チェックは忘れずに。

WEB招待状を送る前に、必ず「自分たちで」実際の動作確認を

WEB招待状を送る前に、出欠を返信するフォームへとリンクするURLが正しいものになっているかを確認するようにましょう。リンク先の有効期限が切れていると「どうしたらいい？」というゲストからの問い合わせも増え、良い印象を与えません。

URLは１文字欠けただけでも遷移先へ飛ばなくなるので、必ず自分たちで実際の動作確認を。また、URLは回答期限を過ぎると出欠の回答ができない「受け付け停止状態」になってしまうことがあるので、URLの期限もしっかり確認しましょう。

「テンプレートにない必要項目」に注意

WEB招待状には、あいさつ文や案内文に加え、開催日時、場所、返信期日などを記載するとひと目でわかるので親切です。会場が駅から遠くて車で来場するゲストや、夫婦やお子さま連れでの来場が想定される場合などは、上記で記載事項が十分か、返信フォーマットに抜け漏れがないかを確認しましょう。

プランナーさんに「こういうゲストがいるんだけれど、丁寧に案内するには何を記載すればいいか」アドバイスをもらうのも◎。

伝えたいことをまずは整理。内容の「盛り込みすぎ」は要注意！

一番大切なのは「伝えたいことをきちんと伝えられるものになっているか」。デザイン性が高くても、わかりにくい・見にくいものになってしまったら本末転倒です。また、画面上での表示はスマホだけではなくパソコンでも確認を。

まずは伝えたいことや盛り込む内容をいったん整理してから作成。抜け漏れを確認後、スマホやパソコンの画面上で見え方をチェックしましょう。画面に入れる写真や文字のフォント・文字色を調整するだけでも見え方はずいぶんと変わりますよ！

人数確定が必要な日から、「余裕を持って」設定しておくと安心

招待状の返信期限があまり早い期日に設定されると、ゲストにとっては答えにくいことも。そうはいっても、新郎新婦にとってはその後の準備のために把握したいデッドラインがあるはずなので、デッドラインの少し前に設定するのがおすすめです。

WEB招待状によっては、「保留」と答えたゲストへ回答期日の数日前にリマインドを送る機能があるものもあります。全員から期限内に回答してもらうことは難しいということを念頭に入れて、リマインドをすることも含めた期限設定が望ましいです。

「WEB上での回答が必要なこと」をちゃんと伝えよう！

WEB招待状の認知が広がってきたとはいえ、まだまだ初見の人も。連絡をするメール本文に、「送った内容が式の招待状であること」「WEB上で出欠の回答ができること」などWEB招待状についての説明を入れましょう。

仲の良い友達など事前に結婚の報告をした相手には、「WEB招待状を送るよ」と伝えておくと、受け取った相手も届いたときに安心して対応できます。

返信が来ないゲストへは、相手を気遣う言葉とともにリマインドを

紙の招待状と違って、LINEで送れるWEB招待状は他のチャットに紛れて見逃されてしまう可能性も。また「後で回答すればいいや」と回答忘れも起こりがち。期限内に回答してもらうためには、チャットの本文に返信（回答）期限をわかりやすく、目立つように記載しておきましょう。

それでも返信が来ないゲストへは「先日ご案内させていただいた件についてですが、出欠の回答は〇日までに頂けますと幸いです。ご多用のところ恐れ入りますが、お手隙きのタイミングにご確認ください」や「不安なことがあればおっしゃってくださいね」など、一方的に催促するのではなく、相手を気遣う言葉を盛り込みながらリマインドを。

先輩花嫁の間では「WEB招待状は個別に送る」の支持が多数！

チャットやメールを個別に送ったり、グループLINEで一斉に送るなど連絡方法は相手との関係性によって決めると◎。グループLINEで周りの人が回答したことが、未回答の人へのリマインド機能の役割を果たすことがあるし、個別に送ることで「自分に向けて招待状をくれているんだ」と認識する人も。ただ、年配の方や職場関係の方へは個別に送るのが良いでしょう。

さらに、LINEは既読表示を確認すれば見てくれたかどうかがわかりますが、メールで送る時は、開封通知を設定しておけば、メールを見てくれていて回答が来ていないのか、メール自体を開封していないのかがわかるので便利です。

週末や休みの日など「見てもらえそうな時間帯」をチョイス！

見落としを少なくするためには、比較的見てもらえそうな時間帯にWEB招待状を送るのが良さそう。また、メールやLINEの通知で寝ていたところを起こす……なんてことのないよう、深夜や早朝に送るのは避けましょう。

友人同士にWEB招待状を送る時は「届いた・届いてない」をなくすために、同じタイミングで送るなど横のつながりにも配慮するのが良いです。ゲストがメールを受け取った際に、どう感じるかをちょっとだけ考えてみると良いですね。大安の日に合わせてWEB招待状を送った卒花もいました。

WEB招待状ならではの「回答方法」も丁寧にフォローして

ご年配のゲストや日頃からWEBを使わない人へは、WEB招待状を送ることを事前に説明しておいたり、回答方法についても丁寧にフォローしましょう。文面に「ご不明点がありましたら、おっしゃってください」などと記載するのはマスト。

回答が来ない場合は、電話で「どうですか、困っていることはありませんか」とお伺いを立てたり、必要に応じて郵送での招待状と送り分けた方がいい場合も。招待する相手が全員メールアドレスを持っていて、日常的に使用しているかは確認しておいた方がいいですね。

【文例作成のPOINT！】
チャットやメールを通してWEB招待状をお知らせする際は、「拝啓」などの頭語や「～お喜び申し上げます」などの前文はいりません。「吉日」の記載もチャットやメールを送った日は表示されるので不要です。（※１）

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From 編集部

制作時・連絡時の注意ポイントを知って、WEB招待状を上手に使おう！

招待状は、ふたりからゲストへの最初のおもてなしです。気軽に作って、送れる手軽さが魅力のWEB招待状だけれど、言葉の言い回しや送るタイミングなど、ゲストへ失礼のないよう礼儀にも細心の注意を。この記事でご紹介した制作時や連絡時の注意ポイントを知って、上手に使ってくださいね。