「結婚式キャンセルの危機！」 そんなときどう動く？確認すべきことは？
新型コロナウイルスのようなパンデミック級の感染症拡大や、地震・台風といった大規模な自然災害など、ふたりの力ではどうにもならないことが原因で、結婚式を延期せざるを得ないことがあります。そんな危機に直面したときにどうすればいいのか、さまざまな事例と共に一緒に解決策を探っていきましょう。
【Step１】今後の対応について両家の親も交えて検討する
延期時期・費用・招待するゲストの3つをしっかり話し合って
■延期時期は「最長・最短」の２パターンを考えておこう
何が原因で延期するのかにもよりますが、念のために「最長でいつまで延ばせる？最短で開催可能な時期は？」と幅を持たせて考えて。延期といっても、希望する日程が押さえられる保証はないし、いったんキャンセル料を支払った上で再契約をしなければならないケースもあるので、今後の金額交渉も踏まえて譲歩できる線を決めておきましょう。
■延期に伴う費用がいくら発生するのかを調べておこう
まずは契約書を隅々まで確認を。会場によって対応は異なりますが、「いったんキャンセルして再契約」という場合は、キャンセル時期によって支払金額が細かく決められています。延期後も同じ会場で式を挙げる場合は、キャンセル料をそのまま充当してもらえるのが普通ですが、会場を変更する場合はもちろん戻ってきませんので、その辺りも念頭に、家族でよく話し合って。
■ゲストの顔触れを変更するか否か、両家で擦り合わせて
例えば自然災害が原因の延期だと、ゲストの中にも被災したり経済状況が変わったりして、結婚式どころじゃなくなる人が出てくるかもしれません。感染症の拡大が原因なら、出席をためらう人が出ることも十分考えられます。延期後も最初に予定していた規模で式を行うのかどうか、親を交えて相談しましょう。
【Step２】会場のプランナーさんに希望を伝え、相談する
家族で擦り合わせた内容をプランナーさんに相談
■延期に伴い、どんなお金が発生するのかを細かく確認
最初に確認したいのは、契約書に書かれたキャンセル料などがそのまま適用されるかどうかということ。感染症の拡大による自粛や、命に関わる自然災害はイレギュラーなことでもあるので、相談の余地があることが多いのです。他には「期日が入っている招待状」など延期すると使えないアイテムや、すでに準備が整っているお花や料理などは、キャンセルのタイミングによって実費がかかります。また利用する予定だったプランが使えないと差額が発生することもあるので、細かく確認を。
■延期後、空いている日程を確認
感染症の拡大や自然災害など、状況によって延期する時期は変わってきます。プランナーさんに今後の見通しを確認しつつ、取り急ぎ空いている日時を押さえてしまいましょう。会場によっては「この期間までなら無料で延期できる」という提案をしてもらえることもあり、日程を決める際の目安にした花嫁も多いようです。
【Step３】ゲストに連絡を入れ、まずはおわびをする
一人一人の状況に合わせ、丁寧にフォローして
■おわびと共に状況を説明し、延期後の都合を確認する
式を延期することが正式に決まったら速やかにゲストへ連絡をし、おわびを伝えること。普段なら手紙の方が丁寧な印象ですが、式直前に決まった延期の場合は電話やメール、ＳＮＳなど、相手に一番早く伝わる手段で伝えることが肝心です。また、延期後の日程が決まっている場合は、再度出席を検討してもらえるかどうか、併せて確認しておきましょう。
■遠方から来てくれるゲストに対しては、交通費を支払うこと
すでに飛行機や新幹線のチケットを購入している人には、こちらで費用を負担する旨を伝えましょう。二次会の準備を進めてくれていたり、手作りを手伝ってくれた人へのフォローも必要です。自分たちのことにかかりきりになって、大事なゲストが後回しにならないよう気を付けて。
【Step４】外部ショップにも日程変更の相談をする
会場以外で手配したアイテムがあれば、そちらも忘れずに
ドレスや引出物、ペーパーアイテムや映像演出など、会場以外のショップにオーダーしている人は、それらのアイテムについても忘れずに確認を。例えばドレスなら、延期後も追加費用なしでそのまま同じものをレンタルできるのか、式の日付が入っているムービーはいくらで修正してもらえるのかなど、確認することはたくさんあります。何にどんな手続きや費用が発生するのか、リストアップしながら一つずつ確認しましょう。
みんなはどうした？
［延期を決めたいきさつ・かかったお金］
1．新型コロナウイルス感染拡大に伴うキャンセルの危機
＜Case１／優さん＞
同じ会場のままで１年延期【追加出費なし】
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★Data
・もともとの挙式予定・・・2020年11月
・延期後の予定時期・・・2021年６月
・延期を決めた時期・・・式の半年前
・追加費用・・・特になし
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キャンセル料がかからない時期に決断
「式の半年前に延期を決めたのでキャンセル料などはかかりませんでしたが、心配だったのは頼んでいるプランが使えないかもしれないと聞かされたこと。プランを使うのと使わないのとでは70万～80万円差があるので。結果的にそのまま延期後も引き継げることになり、ひと安心です。今のところ支払っているのは、最初の契約時に収めた内金10万円だけです。とにかく、何でもプランナーさんに相談するのが最善策だと思いました」
＜Case２／ささゆきさん＞
会場を変更して６カ月延期【追加出費／11万円】
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★Data
・もともとの挙式予定・・・2020年４月
・延期後の予定時期・・・2020年10月
・延期を決めた時期・・・式の６週間前
・追加費用・・・11万円（招待状・
筆耕代・新郎シャツ購入代）
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新型コロナに伴う延期は「免責」適用！
「会場を変更した理由は、延期に伴って職場関係者を招待しないことにしたからです。延期後は親族のみを招いて遠方の地元で行うため、必然的に会場を変える必要が出てきました。ちなみに私たちの会場では契約書に“免責事項”が明記されていて、今回の新型コロナが該当したため、費用はすでに完成していた招待状など実費11万円だけしかかかりませんでした。キャンセルの申し出をする前に、契約書にじっくり目を通しておいて良かったと思います」
＜Case３／u.yuukiさん＞
同じ会場のままで４カ月延期【追加出費／100万円弱】
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★Data
・もともとの挙式予定・・・2020年５月
・延期後の予定時期・・・2021年９月
・延期を決めた時期・・・式の1カ月前
・追加費用・・・約100万円
（ただし式費用に充当）
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延期でも、費用の発生するキャンセル扱いに！
「緊急事態宣言が出されるといううわさが出た段階で決断しました。出席者が激減したことも延期の理由です。大きかったのはキャンセル料60万円。どのみち支払わなくてはならないなら、中止してお金を捨てるよりも、延期して支払いの一部に充てた方がいいと考えました。他に会場へ支払ったのは、延期期間中に追加で行うエステ代20万円と招待状の再発注費用2万円、契約時の内金10万円でした」
＜Case４／リモート婚@remoteweddingさん＞
リモート挙式に切り替えて実施 【追加出費／食材などの実費】
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★Data
・もともとの挙式予定・・・2020年４月
・延期後の予定時期・・・リモート婚用の
挙式に切り替え。パーティは未定
・延期を決めた時期・・・式の3日前
・追加費用・・・食材の実費や映像、
ヘアメイク代の3割を実費で支払い
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挙式はリモートで、パーティは状況を見ながら
「もともと予定していたのは屋外でのキャンプウエディング。直前まで何とか感染対策をした上で開催しようと思っていましたが、日に日に状況が悪くなり、このまま開催しても楽しいパーティにすることは難しいと判断したため、挙式のみの“リモート婚”を、予定していた日に行いました。場所は琵琶湖のほとりのビーチ。式の配信後はリモート二次会で盛り上がっていたグループも！パーティは事態が収束した後に、改めて仕切り直す予定です。会場からはお金は一切いらないと言われましたが、式の３日前ということもあり、食材など準備にかかった費用のみ実費でお支払いしました」
２．大型台風の接近に伴うキャンセルの危機
＜Case５／my20191013wdさん＞
延期せずに決行 【延期したらキャンセル料９割】
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★Data
・延期を検討した時期・・・式の約10日前
・決行を決めた時期・・・式の数日前
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ゲストに丁寧なフォローをしながら決行！
「台風情報が入って来た後は、ニュースを頻繁にチェックして情報収集に努めました。その後、延期した場合にかかる費用を会場に確認すると、“見積り額の９割”との回答が返ってきたため、現実的に延期は厳しいかなと感じました。予定通り行うことを決めた後はゲスト一人一人に連絡を取ってヒアリング。まずは自分の安全を第一に考えてほしい旨を伝え、出席してくれる人に対しては、こちらからもより安全なルートを提案したり、タクシー代をプラスで出す・飛行機の変更にかかる費用はこちらで負担するなど、万全のフォローで臨みました」
３．家族の病気・入院に伴うキャンセルの危機
＜Case６／Nさん＞
無期キャンセル【追加出費／160万円】
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★Data
・延期を検討した時期・・・式の１週間前
・延期後の予定時期・・・未定
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キャンセル料が痛かったけど、家族が優先
「式の１週間前に新郎の父親の病気が分かりました。手術の必要もあったので、悩みつつも直前のキャンセルを決断。ただ、式だけはどうしても挙げたかったので、規模を縮小し、「延期」という形を取ることに。一度延期することで、都合が付かない人も出てきて、当初の予定よりも20名ほど少なくなりそうです。そして心残りだったのはやっぱりキャンセル料の160万円。契約書に細かくキャンセル時期と金額が記載されているので泣く泣く払いましたが、親の病気でも免責にはならないんだなぁと、モヤモヤしています」
From 編集部
「できること・できないこと」をきちんと確認した上で判断を
万が一キャンセルの危機が迫っても、救済策はきっとあるのであきらめないで。特に自分の力ではどうしようもできない状況の場合には、柔軟に対応してくれる会場も少なくありません。ふたりで悩まず、すぐに会場に相談しましょう。
構成・文／南 慈子 イラスト／篠塚朋子
※掲載されている情報は2020年7月時点のものです
※記事内のコメントは、2020年6月に行ったインスタストーリーズアンケート2007Bの回答者7名および、全国の20～30代の既婚または婚約中の女性103人が回答したマクロミル調査によるものです
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