仮予約は約1週間…!短期決戦を制するための段取り&スケジュール
「仮予約」とは、ふたりが結婚式を挙げたい日時の会場を、仮にキープしておくこと。ただし期限は一般的に約1週間。理想の会場を押さえるには、この仮予約制度を上手に生かすことがポイントです。会場見学時に慌てないよう、“仮予約短期決戦を制する策”をフリープランナー・石村文花さんがレクチャーします。
そもそも「仮予約」って、何?
プランナーに聞いてみよう!
「仮予約」って何ですか?(プレ花嫁)
おふたりが希望する日にちと時間帯、挙式会場、披露宴会場を“仮にキープできる制度”です。一般的にその期間は長くても1週間、料金がかからずに押さえておくことができます。(プランナー)
じゃあ、たくさんの会場を押さえておかなくちゃ!(プレ花嫁)
会場側にしてみれば、仮予約期間は他のお客様に販売できない状態。だから仮予約制度がなく、見学したその場で即決を求められる会場もあるんです。軽い気持ちで仮予約するのはマナーとして好ましくありません。
それに、見学したら全員に仮予約が与えられるというものではないんです。「申し込む意思はあるけれど最終成約までは至っていない」という時に、会場から提案されるんですよ。(プランナー)
そうなのね。与えられた貴重な1週間は無駄にはできないわね!(プレ花嫁)
「仮予約」の基礎知識
・希望の「日時」と「会場」を仮にキープできる制度
・期間は長くても1週間
・仮予約期間中は料金はかからない
・本気で申し込みを検討しているカップルに与えられるチャンス
「仮予約」の攻略法を教えて!
【STEP1】会場見学前の下準備が大事
プランナーに聞いてみよう!
仮予約の締め切り日は金曜まで、あるいは土曜朝までに設定している会場が多いよう。週末は大勢のお客様が見学にくるので、その直前までということです。つまり仮予約期間を最も長くキープするには、週末にまとめて見学するのが理想的。長くても2週間で決めたいところです。平日しか行けないおふたりは仮予約期間が短くなるので、下準備が一層大切になります。(プランナー)
週末2日間で何軒行けるかしら……? (プレ花嫁)
2日間で3~5軒を目安にするといいでしょう。1日3軒は疲れるので、近いエリアで固めるなど検討して。会場見学を重ねるたびに、見るべきポイントが分かってくるので、第一候補はラストに訪問するようスケジューリング。(プランナー)
会場はある程度絞って行くといいのね。見学前に決めておくとスムーズなことはありますか?(プレ花嫁)
まずは「日時」。ご家族に相談してある程度固めておきましよう。例えば「9月の土曜午後」という感じでもOK。一般的に人気が高いのは土曜午後と日曜午前枠。遠方ゲストが多い場合は夕方には帰れるよう午前中に、二次会を開くなら土曜午後になどと考えることができます。人数の目安も決まっていないと、披露宴会場の広さも決められません。当日を具体的にイメージすることが大事です。(プランナー)
「会場見学前の下準備」の行動ポイント
・可能なら、週末にまとめて3~5軒見学
・第一候補は最後に訪問するスケジュールを立てる
・時期、午前か午後か、など理想の日時を決める
・ゲストの人数とメンバーをある程度は具体的にする
・二次会を開くか否かも想定
【STEP2】仮予約期間はこう過ごす!
プランナーに聞いてみよう!
まず親御様に相談。「この会場で」「この日にちで」「この時間帯で」OKか話し合いましょう。最近ではおふたりがホスト役になり親御様は“ご招待”というケースもありますが、おふたりには内緒でフラッと会場見学に来られる親御様もいらっしゃいます。「任せるよ」と言っている親御様にとっても、大事なご結婚式であることを忘れずに。その他にも、必ず参列して欲しい方のスケジュールも確認しましょう。(プランナー)
はい、分かりました! でも私、A会場とB会場を比較するうちに迷って決断できなくなるかも……。(プレ花嫁)
しっかり比較検討することは大事ですよね。スムーズに決断するコツは、新郎様ともよく話し合って「おふたりの絶対的な優先順位」を決めておくこと。会場の雰囲気を大事にしたいのか、料理が決め手なのか、ゲストのことを考えてアクセスを優先するのか。(プランナー)
なるほど。でも、それを決めるのもモメそうな予感……><(プレ花嫁)
そういう時は、会場ごとにメリット/デメリットを書き出してみてください。頭の中の整理がつきやすくなりますよ。会場を再訪するのもいいですし、どうしてもピンとこないなら、別の会場を見学してみるのもいいでしょう。(プランナー)
「仮予約期間中」の行動ポイント
・家族など必ず参列して欲しい人に「会場」と「日時」を確認
・ふたりの“絶対的な優先順位”を決める
・迷ったら会場ごとにメリット、デメリットを書き出す
【STEP3】「仮予約期間終了直前」、さぁどうする?
プランナーに聞いてみよう!
「本契約しよう!」と心を決めたらどうすればいい?(プレ花嫁)
仮予約期間内に本契約する意向を伝えます。申し込み書に記入をし、一般的には申し込み金10万円を振り込みか現金で支払います。ここからはキャンセル料や変更料金がかかるので、日取りや人数などは事前に具体的にしておくことが大事なのです。今後のダンドリや、準備しておくべきことなども指南してくれるでしょう。(プランナー)
本契約しない時は、会場に連絡しずらいな……。(プレ花嫁)
約1週間、おふたりのためにキープしてくれていたのだから、必ず連絡はして。他の会場に決めた理由を聞かれたり、時には「考え直してもらえませんか?」と言われることもあるかもしれません。そんな時は「もう決めたので!」と強い意思を持って伝えれば大丈夫です。仮予約制度を上手に使って、理想の会場と日取りを押さえてくださいね。(プランナー)
「仮予約終了直前」の行動ポイント
・本契約する会場を決めたら、期間内に連絡をして申し込む
・申し込み後はキャンセル料、変更料がかかるので注意
・他の会場にする場合も、会場に結論を報告する
From 編集部
充実したリサーチが鍵を握る
約1週間という短期間の仮予約制度を有効的に活用するには、事前のリサーチが肝心! 日取りやゲスト人数など具体的なイメージを持ちながら、雑誌、WEB、アプリを参考にし、ゼクシィカウンターを訪れるなどして、広く情報収集して。
石村文花さん ウェディングプランナー
神戸のゲストハウスに勤務後、ハワイに移住し現地会社で活躍。現在はフリーランスとして、ハワイウエディングや広島・岡山・神戸・大阪・京都・三重の結婚式を中心にプランニング。80カ国から約700名のウエディング関係者が参加する、旅先でのウエディングの研修会「Destination Wedding Planner Congress」に、日本人として唯一参加。ラグジュアリーホテルから指名を受けることも。実家が歴史ある神社のため神主の資格を持ち、和婚も対応している。
https://www.ayakaishimurawedding.com
構成・文/千谷文子 イラスト/米山夏子
※掲載されている情報は2019年9月時点のものです
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