時短＆効率重視のサクサク結婚準備[ゲスト招待・席次決め編]
結婚式に呼びたい人をリストアップし、招待状を送るのは結構大変な作業。さらにゲストが決まった後には席次も考えなくてはいけません。今回は、「招待状や席次決め」をサクサクこなすための４つの時短ポイントをご紹介します。
コツ1：【お声掛けとリストアップ】を時短！
「まとめてできること」を検討。親族への連絡は親の力を借りて
［お声掛けとリストアップの時短ダンドリ］
（1）「絶対に呼びたい人」「できれば呼びたい人」に分けてリストアップ。
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（2）どんな式にしたいのか、彼とイメージを固める。
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（3）式のイメージに沿って「できれば呼びたい人」の中からさらに厳選する。
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（4）招待するゲストを決定し、前もって出欠を打診しておく。
あの人もこの人も……と、思い付くままにリストアップしていては迷いの森にハマりそう。まずは「絶対に呼びたい人・できれば呼びたい人」にグループ分けを。その後は、「友人をたくさん呼んでワイワイ楽しみたい」「親族中心のこぢんまりとした式にしたい」など、まずはどんな結婚式にしたいのかをイメージして。そうすると、招待すべきゲストの顔触れがおのずと思い浮かんでくるはず。
リストアップした後は、出席してもらえるかどうか招待状を送る前に打診しておくと、最初の時点で実際に近い人数が把握できるし、その後の準備もスムーズに進めることができそう。
私たちのサクサク★準備テク
親族については、誰をどこまで呼べばいいのか判断できなかったので、式の日取りが決まった時点でお互い親に相談。リストアップから出欠の打診、住所録の確認などもすべて親に任せたのでスムーズでした。（yukiさん）
職場の人選は上司の力を借りて。平日挙式を予定していたので、仕事に支障のないよう、招待するメンバーや人数をピックアップしてもらいました。（樫村るりさん）
もっと時短★［一緒にやっておくといいこと］
［これを一緒にやっておこう］
・親への相談や頼み事
・お願い事をしたい相手への打診
親族のリストアップや出欠打診など親に頼みたいことがある場合は、会場が決まったタイミングで早めに相談しておくとスムーズ。また、主賓やスピーチなどをお願いしたい相手には事前に打診して了解を得ておけば、招待状の返信を待たずにいろんな準備が進められるはず。
コツ2：【招待状の準備と発送】を時短！
発送日から逆算してプランニング。ミスのない住所録作成も鍵
［招待状の時短ダンドリ］
（1）ゲストに声を掛ける段階で、正確な住所を確認する。
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（2）招待状の準備を始める前までに住所録を作成しておく。
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（3）手作りする場合は、すぐに印刷できる状態のリストにしておく。
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（4）印刷する前にダブルチェックをし、やり直しがないようにする。
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（5）印刷・宛名書き・封入作業も見越して、準備に必要な時間を計算する。
招待状は綿密なプランニングが鍵。まずはいつまでに返信が欲しいかを考えて「発送日」の締め切りを設定し、さらにそこから逆算して、間に合うよう準備計画を立ててみて。時間がある人やこだわりたい人は手作りをしてもいいけれど、難しい場合は無理をせず、会場や専門業者に依頼した方がスムーズかも。宛名書きや封入作業に必要な時間もお忘れなく。
私たちのサクサク★準備テク
友人たちからはLINEで住所と名前を送ってもらい、それをコピぺしてエクセルの住所録に保存。ゲスト本人が書いたものなので誤字のリスクも少なく、確認の手間が省けてオススメです。（ちーちゃんさん）
忙しい私たちにとって、招待状を一から全部作るのは大変な作業。テンプレートを利用し、名前や会場名などを差し替えるだけにして、労力を最小限に抑えました。（kimimiさん）
準備期間が4カ月しかなく、自分たちで作成していたら間に合わないかもしれないと思い、会場に依頼することに。招待状はもともと挙式プランに含まれていたので、グレードアップや人数分の差額1万5000円程度で済みました。（とろろもちさん）
もっと時短★［ケアレスミスをなくして二度手間を防ごう］
［こうやってケアレスミスを防いで！］
・ゲストリストの作成は、コピペや最新情報への更新で「ノーミス」を心掛ける。
・宛名書きや封入作業はふたりでダブルチェックする。
大事な招待状なので住所や名前にミスがあると大変。リストはその後、席札や席次表などにも使うので、最初の段階でどれだけ正確に作成できるかにかかっている。ゲストから直接送ってもらった住所をコピペしたり、宛名を書く前にふたりでダブルチェックをして、ミス（宛名書きの修正や再印刷など）によるタイムロスを防いで。
コツ3：【遠方ゲストの手配】を時短！
早い段階で、直接本人や、親を介して確認しておくとスムーズ
［遠方ゲストの手配に関する時短ダンドリ］
（1）遠方ゲストの旅費をどこまで負担できるか、ふたりで話し合っておく。
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（2）ゲストにどの程度負担できるのかを伝えた上で、宿泊の有無を確認する。
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（3）負担できない場合もその旨をきちんと伝え、相手に出欠の判断を委ねる。
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（4）飛行機や新幹線のチケット、ホテルの手配をどちらが行うのか確認しておく。
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（5）こちらで手配する場合、さまざまな選択肢がある「早い時期」に済ませる。
できれば交通費や宿泊費をこちらで負担できるのが理想だけど、どちらか片方（もしくは一部）しか持つことができない場合は、さりげなく伝えておくと相手も安心。特に宿泊に関しては、声を掛けるタイミングで確認しておけば、手配が重なったりするような二度手間を防ぐことができるのでスムーズ。
私たちのサクサク★準備テク
遠方からのゲストには、式後そのまま泊まってもらいたかったので、前もって打診しておきました。「ホテルはこちらで用意させていただきます」と伝え、確認を取った上で招待状を発送。（S.Oさん）
もっと時短★[人に頼むといいこと]
［これを人に頼むともっとサクサク！］
・親族への連絡や、宿泊などの取りまとめは親に頼む。
・相手によっては、チケットやホテルの手配をゲスト本人に頼む。
遠方の親族への連絡や交通・宿泊の取りまとめは親に頼めるかどうか相談してみよう。場合によっては「交通費や宿泊費はお互いさまなので不要」というような親族間のルールが存在することも。また旅慣れたゲストには、費用をこちらで負担することだけ伝え、予約や手配をお願いしてみては。そうすることでふたりの負担もかなり軽減されるはず。
コツ4：【ゲストの席次決め】を時短！
まずはグループ分け。上座・下座の検討は後からでも大丈夫
［席次決めの時短ダンドリ］
（1）ゲストを友人や親戚などいくつかのグループに分ける。
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（2）ゲストの住所録を作成する際に、肩書きも一緒に確認しておく。
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（3）付箋やパソコンなど、やりやすい方法で席次のシミュレーションを行う。
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（4）子ども連れや高齢者など、配慮が必要な人の席次も同時に考える。
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（5）席次表を作成したら、印刷する前に親やプランナーさんにも見てもらう。
まずは親族・友人・職場関係者というように、ふたりとの間柄でざっくり分けた後、「中・高時代の友人」「大学の友人」、「職場の上司」「職場の同僚」など、細分化したグループ分けを。席次や同じテーブル内の上座・下座なども一緒にイメージしておくとスムーズ。
さらに、席次のシミュレーションは「書き込んで消す」という作業を繰り返していては結構時間がかかるので、貼って・剥がしてという席の移動が簡単にできる付箋を使ったり、パソコン上で行うなど、ふたりがやりやすい方法を見つけて時短を図って。
私たちのサクサク★準備テク
座席表に直接名前を書き込まず、まずは親族・友人・職場関係者などにグループ分けを。席を決める作業の際には、ゲストの名前を書いた付箋を使うと、貼ったり剥がしたり実際に動かしながら検討できるので便利です。（清水聡美さん）
子ども連れのゲストの席次は、先に結婚式を挙げた友人に相談。「キッズスペースに近い席」「ぐずった際にすぐに連れ出せるよう入り口が近い席」など、具体的なアドバイスをもらいながら、スムーズに決めることができました。（岡部成美さん）
もっと時短★[人に頼むといいこと]
［これを人に頼むとスムーズ！］
・親族の席次は親に任せる。
・職場関係の上座・下座は分かる人に確認しておく。
親族間にも上下関係や微妙な人間関係が存在するので、こちらも親に任せておくと安心。職場の上司を複数招待する場合は、肩書だけでは序列を判断できない部分もあるので、事情をよく知る先輩などに相談し、迷ったり悩んだりする時間をなるべく減らしたいもの。
From 編集部
「早めに取り掛かる・できることは同時に」を心掛けて
大事なのはゲストに気持ちよく出席してもらうこと。相手があることなのでダンドリばかりを優先できませんが、それでも要領よく進めることでお互いに余計な時間やパワーを使わずに済む場合も。同時にできることや早めに確認しておくべきことを最初にイメージし、効率アップを図ってくださいね。
構成・文／南 慈子 イラスト／たつみなつこ
※掲載されている情報は2019年3月時点のものです
※記事内のコメントは2019年2月に「ゼクシィ花嫁1000人委員会」メンバー84人が回答したアンケートによるものです
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