【会場決定前に考えて！】招待ゲストにまつわる３つのこと

これから結婚式の会場選びをしようとしている皆さん、招待するゲストのことってもう考えてますか？　実は会場選びの前にある程度呼ぶ人を想定しておかないと後々困ったことが起きてしまうかもしれません。そこで、今回は会場選びの前に確認・決めておくべきゲストに関する3つのことをご紹介！

1.招待するゲストの大まかな枠を決めておく

パーティのイメージに合わせた人数帯や規模感を決めておいても、どういった人で構成するか、招待する人の“基準”となる大枠を決めておくのは見落としがちです。
「親族はおじ、おばまで」「職場は同じチームのメンバーと直属の上司まで」など、ある程度カテゴリーを想定していると、次のようなメリットがあります。

・人数が想定しやすく、大幅なブレを回避できる
・具体的なゲストのリストアップがしやすい
・席次も想定しやすい

逆にここを決めておかないことで、
「同じカテゴリーなのに招待するのが漏れてしまった人がいて気まずくなった」
「親族の枠を広げることになって、人数が大幅に増えてしまった」
などの困ったことが起きる可能性があります。特に、人数の大幅な変更があった場合、
会場によっては増減に対応できなくなるため、呼びたいゲストではなく、会場の収容人数に合わせて調整しなければなくなります。

次に先輩花嫁がどのようにゲストの大枠を考えていたのか、見てみましょう。

先輩はどこまで決めていた？

親族と卒業後も関わりのある過去１年以内に遊んだ友人、後は直属の先輩、上司のみに決めていました。（ふみ穂さん）

学生時代の友人○人、職場の先輩、上司、親族……と、カテゴリーごとに呼びたい人を想定し、もし全員来れるとしたら何人くらいになるかで、ある程度予測してから会場選びをしました。（橋本唯さん）

親族については、私はおじおばまでと決めていましたが、彼の方はいとこの家族まで招待するかしないかを、義父母と確認をしてもらいました。（伊藤純子さん）

ゲストの大枠を決めるPOINT

●「親族のみにしようと思った」「友人中心」など、ざっくりとしたカテゴライズではなく
友人なら、「大学時代の友人はサークル仲間まで」、親族なら、「おじ、おばまで」
会社関係なら、「仲の良い同期と直属の上司」などできるだけ具体的な基準を定めておくと、ブレが少なくなります。

●親族間での慣習などもあるため、親族ゲストについてはそれぞれの親に確認しておくと安心です。

2.おおまかな人数を決めておく

呼びたい人全員が入る広さの会場を選ばなければならないため、大前提としておおまかな人数は決めておかないといけません。また、決めておくと次のようなメリットがあります。

・収容可能人数でなく、最適人数で会場を選べるので、広すぎず狭すぎず程よい空間でパーティができる
・人数を見積りに反映できるので、予算を早く把握でき、アップやダウンのブレも把握しやすい

また決めておかないことで、
「呼びたい人を呼べない事態になってしまいました」
「最後まで料金プランが明確にならなかった」
などの困ったことが起きてしまいます。

ちなみに、「料金プランが明確にならなかった」というのは、会場によっては人数によって適用されるプランが違うことがあるため、40名と50名でも違う計算となり、予算立て自体が難しいということもあるのです。

先輩は人数を想定していた？

披露宴会場は人数をだいたい決めてから見学すると、とてもスムーズです。自分たちは50名プラスマイナス10名程度としていたので、人数に合う披露宴会場のみ見積りを取ってもらい、手間が省けました。（ともみさん）

なんとなく45人で会場を予約したが、大きめの会場だったのでガラガラで寂しい感じがしたのと別の会場が良くて会場を変更。最終的には30人だった。（もえさん）

呼びたい人を事前にリストアップして、イメージしておきました。どのくらいのグループに分けられるかで、会場に入るテーブルの数もイメージできました。（いくさん）

おおまかな人数を決める際のPOINT

●「だいたいこのくらいかな？」と決めておくだけでなく、1でゲストの「大枠」を決めたら、その枠で何名くらいかを想定し、合計しておおまかな人数を出すのがベター。できれば、具体的な人の名前もリストアップするのがベストです。

●ある程度人数を想定しても、途中で人数が変わってしまうことはあります。そこで、プラスマイナス5~10人くらいの変動があるつもりで考えておくのがお勧め。会場の広さもぎりぎりで選ばず、また見積りも数パターン出してもらうようにすると、事前に想定がしやすくなります。

3.特別なケアが必要なゲストを把握しておく

例えば、乳幼児や小さな子どもがいるゲストなら授乳室などの設備、高齢のゲストがいるならバリアフリー対応など、特別なケアを要するゲストがいる場合は、付帯設備や対応できるサービスを確認してから会場を決定しないと、ゲストに不便な思いをさせることになってしまいます。

先輩が特別なケアを要するゲストについては、どの程度把握していたのか見ていきましょう。

ケアの必要な人を把握していた？

親族に子連れがいたので、安心して参加してもらうため、ガーデン付きで貸し切りにできる会場を探しました。（とろさん）

呼びたいゲストの中に小さな子どもや生まれたばかりのお子さんがいることが後で分かり、別室を用意するなどのケアができなかった。（dannyさん）

親族に車椅子が必要な叔父がいたため、チャペルの目の前に披露宴会場のある会場を選びました。（北川千加さん）

特別なケアの人を想定するPOINT

●高齢のゲストの場合は、どの程度の歩行が可能か、また健康状態はどうかなどを確認し、会場の動線や設備もチェック

●妊婦のゲストの場合は、結婚式当日は妊娠何カ月になるのか、そもそも出席が可能かどうかも確認

●子連れのゲストの場合は、子どもの年齢によって必要なものや対応も変わるので、子どもの年齢・月齢、人数も確認する。おいおい、アレルギーの有無なども聞いておく