[プランナーに聞く]”タイパ重視花嫁”のための打ち合わせ時間＆回数削減テク

シェラトン・グランデ・トーキョーベイ・ホテル
田中千恵さん

東京湾隣接の海と緑に囲まれた、リゾート感溢れるホテルウエディングが叶う会場のウエディングプランナー。プランナー歴は８年以上。ゲストハウスのプランナーを経て、2017年より同ホテルのプランナーに。

南青山ル・アンジェ教会
内山涼子さん

東京・南青山に佇む独立型教会での厳かで本格的な挙式が人気の会場のウエディングプランナー。挙式のアテンダントスタッフを経験後、同教会にて会場探しの方へのプランニングを主に担当。

【初回はコンセプトと招待状】
打ち合わせは基本は５回行います。初回の所要時間は１時間半から２時間程度で、コンセプトの確認と招待状のお話がメインです。おふたりがどういった結婚式をしたいのか、方向性を確認するのと、招待状の準備のため、ゲストリストを確認したり、手配先を確認したりします。（内山さん）

【シートを確認しつつ、濃い内容】
打ち合わせは基本は３回です。初回の所要時間は２時間半～３時間で、書いてきていただいたヒアリングシートの確認をしつつ、招待状、スケジュール確認、司会、前撮り・二次会・宿泊関連について進めていきます。（田中さん）

【ゲスト層の把握は重要です】
職場の上司の方や、親御さまのお付き合いのある方をお招きする結婚式と、ご友人とご家族だけの結婚式では、結婚式の雰囲気や、アイテムのご提案の仕方も変わってきます。ゲストリストは未決定の部分があっても初回から必要です。（田中さん）

【ゲストリスト作成は時間がかかる】
ゲストリストを完璧に揃えるのは意外と大変。親しい人でも、住所や名字、正しい漢字表記がわからないことはありますし、親族をどこまで呼ぶのか親御さまに確認が必要だったり、締め切り間際で手間取るケースがよくあるので、ぜひ早めに取りかかって。（内山さん）

【コンセプトカラーを決めておく】
ベースのカラーとアクセントカラーともう１種類。３色決めておくと、招待状、装花、テーブルクロスなど、何をするにもそれを基準に選べるので迷いません。希望するカラーがわかっていれば、会場側も提案に生かせるんです。（内山さん）

【Webの資料で絞り込みを進めて】
人気のある司会者ですとスケジュールもすぐに埋まるので早めの指名をオススメしています。司会の絞り込み資料として好評なのが、本人が話している動画のURLリストです。招待状などのアイテムも事前にWebで見本を見ておくと、決定が早いですよ。（田中さん）

【ふたりの意見を共有しておいて】
例えば、新郎側は上司も呼ぶけれども、新婦側は呼ばないなど、おふたりの方向性や意見に食い違いがあり、もめているまま打ち合わせに入ると、時間がかかってしまいます。事前におふたりの意見が共有できていると、ありがたいですね。（田中さん）

【方向性を揃えておいて】
新郎は友人中心の飲み会みたいな結婚式にしたい、新婦は結婚式なんだからきっちりやりたい、といったように意見が割れてしまうと、方向性が真逆なので進め方が難しくなります。やはりコンセプトは決めてあると助かりますね。（内山さん）

【半年前からドレス選びを】
ドレスはあまり早く見始めても、新作がどんどん出てきて目移りしてしまうので、半年前から見始めるくらいが、そのシーズンの流行もわかるのでオススメです。打ち合わせ時にドレスが決定していれば、ドレスに合った会場コーディネートの提案も可能です。（内山さん）

【７カ月前から衣裳スタート】
衣裳選びは７カ月前から開始できるようにご案内していますので、初回打ち合わせの時点では、衣裳はほぼ決まっていることが多いですね。成約後は早めに衣裳を見始めることをオススメしています。（田中さん）

【パーティの具体的なプラン作り】
２回目の打ち合わせは結婚式の約３カ月前で、パーティの進行、装花などのコーディネートに加え、写真やムービーの打ち合わせもするので、３～５時間かかります。進行については、乾杯の発声はどなたがされるかなどの確認もあります。ムービーも自作するのか会場手配にするのか、この段階で決めます。

【席次表決めがメインです】
２回目の打ち合わせは式の１カ月前で、所要時間は２時間程度。テーブルプラン（席次表）を進めるのがメインで、誰がどこに座るのか、肩書をどう書くかも決めてきていただきます。座席の配置に迷った場合も、プランを真っ白のまま持参されるのではなく、仮置きでもいいので入れてみてからご相談いただけると、お答えしやすいです。（田中さん）

【自作か会場手配かを決める】
ムービー、演出や装飾などは、自作するか、手配するかは早めに決めて会場に伝えましょう。コーディネートの好みも、事前に資料写真を送っていただければ、次の打ち合わせで具体的な提案が可能になります。（内山さん）

【引出物の贈り分けリスト】
引出物の贈り分けをする方は、贈り分けリストを作った方がいいです。引出物の手配もしないといけないので、結婚式の１カ月前の打ち合わせでは贈り分けリストが必要です。（田中さん）

【内容によってはオンラインで】
当ホテルは、打ち合わせ回数が３回なので、それ以上回数を減らすのは、少人数婚でもなければ難しいのですが、打ち合わせはオンラインでも可能ですから、お越しになる回数を減らすことはできます。（田中さん）

【早い段階で回数のご希望を】
「回数を少なくしたい」という希望にお応えすることはもちろんできます。可能なら打ち合わせ開始前など早い段階でお話しいただけると、最初からそのつもりでスケジュールが組めるので助かります。（内山さん）

【集中力が保てないことも】
オンラインのシステムは現在とても使いやすくなっています。ただし、打ち合わせが長時間になると、対面だと頑張れても、オンラインの場合は集中力が切れやすいデメリットがあるかもしれません。（内山さん）

【メールだけの打ち合わせは危険】
実はメールは温度感とかニュアンスがくみ取りにくいので、メールだけで話を進めるのは危険。またレスポンスにも時間差が出てしまうデメリットがあります。宿題として持ち帰った件を「席次表はこれで」などと報告するのにメールを使うのは効率的でいいと思います。（田中さん）

【決定する前に親に報告を】
最初はふたりに任せるつもりだった親御さまでも、途中から「何か具体的なアドバイスがしたい」となる場合もあります。おふたりが時間をかけて作ったプランが崩れてしまうのを避けるためにも、決定前の「こうしようと思っている」というふたりの意向や、決まるまでの過程を親御さまに共有しておくといいですね。（田中さん）

【ゲストリストの段階で親に共有】
早い段階で、ゲストリストを作って親御さまに見てもらい、意向を確認しておきましょう。ご親族を呼ぶにも、ご夫婦で出席していただくのか、体調は問題ないかなど、親でなければわからないことは意外と多いもの。新郎新婦と親御さまとのグループLINEを作って、結婚式の進捗を共有するのもオススメです。（内山さん）

【やりたくないことは重要です】
例えば「テーマカラーはピンクだけど、パステルカラーでファンシーな感じになるのは嫌で、大人っぽいニュアンスのあるくすんだピンクが好み」など、言っていただかないと、「ピンク」だけではイメージが擦れ違ってしまうこともあります。（内山さん）

【文章にまとめなくてもOK！】
コンセプトを求められても、やりたいことが、うまくまとまらない方もいらっしゃると思います。そういうときは、文章にまとめたりしなくて全然構いません。おふたりの中から出てきたワードをバラバラでもいいから、書いておいてもらうとプランナーとしてはヒアリングの糸口にできるので助かります。（田中さん）

【招待状の自作は早く伝える】
初回あるいは２回目までで人数やゲストリストは作っておいた方がいいです。また招待状は、初回打ち合わせで、会場に発注しないで自分たちで準備すると伝えたら、注意点などを細かく教えてもらえました。（みさみささん）

【衣裳は写真より実物を見て】
衣裳は１日かけてじっくり選ぶのがオススメ。あらかじめ写真で見ておくよりも、顔に合わせて、店にある衣裳の中から選ぶのが早いと思います。（YUKIさん）

【妥協案も考えておくといい】
テーマが決まっているとサクサク進むので決めていた方がいい。妥協案も考えておくとなおいい。やりたいこと、やりたくないことも、夫婦で話し合っておくとなおスムーズです。（shokoさん）

【リストは事前に会場に共有】
ゲストリストや引出物リストなど、外注が必要なアイテムのリストは特に、事前にプランナーさんにメールや写真で送っておくと効率的です。（YuKiNaさん）

【強い意志を持って伝える】
絶対にやりたくないことは前もって決めておく、そして、強い意志を持って「やらないです！」と伝えた方がいいです。（なっちゃんさん）

【イメージに合う画像を集めて】
結婚式イメージやテイストはピンタレストなどを参考に決めておくと、どの打ち合わせでも決定がスムーズになると思います。私はアプリコットピンクというテーマカラーを決めて、そこから装飾などの詳細に落としていきました。（ぱるかさん）

【席次の案は早めに相談】
席次は、どの人を上座にするのかなど、かなり悩む部分なので、早めに案を作成したほうがプランナーさんに相談しやすくなります。また、親の意向での変更が出てくるとかなり面倒なので、衣裳を会場でレンタルするか、披露宴でスピーチをするかなど、親には確認しておいた方がいいです。（まみさん）

【確認リストを打ち合わせに持参】
絶対確認したいことは事前にリスト化して持っていきました。聞きそびれることもないし、先にリストを見せることで、打ち合わせをサクサク進めてもらえました。（麻由さん）

【スケジュールの共有を】
彼の出張が多い時期だったため、プランナーさんには私たちのスケジュールを伝えておき、メールで対応できるところや打ち合わせの準備などを確認しました。（M.Tさん）