DIYやゲスト招待でまさか…！？結婚式直前に起こる“あるある”トラブル

DIYアイテムは必ず複数の目で確認して

DIYアイテムの間違いやミスのトラブルを防ぐためには、チェックの目を増やすことがポイント。新郎新婦で二重、三重チェックはもちろんのこと、印刷前にプランナーにも見てもらうことを頭に入れておきましょう。
例えば席札や席次表は、返信はがきの名前の表記と照らし合わせること。印刷前であればデータを修正すれば解決できます。
印刷後に印刷ズレなどが発覚した場合も、席札やプロフィールブック用の台紙など紙の素材を多めに用意しておくこと＆早めに印刷して完成物を必ず事前に複数の目で確認しておくことで防げます。

「修正シールで間違いの箇所のみ変更して対応することもできます。当日持ち込んだ席札に名前の間違いがありましたが、予備の台紙を会場に持ち込んでいたので結婚式前の控室で手書きで名前を記入することで間に合ったケースもありました」（澤さん）

作成前に、作り方や会場の再生機器の確認を

直前に作成し、思ったより時間がかかったり、うまくDVDに落とせなかったりと自作ムービー関係のトラブルは多いので、余裕を持って作り始めると安心です。制作前に作り方や会場の再生機器についてプランナーに確認してから作成しましょう。
また、本番用のDVDを作る前にサンプルDVDを作って会場で再生できるかの確認も忘れずに。DIYしたムービーは、会場のスクリーンで再生して、文字切れやスクリーンの大きさとマッチしているかもチェックしましょう。

「自作したDVDでどうしても再生できない場合は、作成したPCを会場に持ち込んで機器に接続して上映できるケースもあります。
PCで作成している際には気にならなくても、実際に会場のスクリーンで映してみると文字量が多かったり、文字の移り変わりが早く感じることがあり、当日までに修正された新郎新婦もいました」（澤さん）

その状況でできるベストな対応をプランナーと検討して

直前のご欠席連絡、しかも余興に影響するとなればショックは大きいかもしれませんが、その状況でできるベストな対応をプランナーと考えて進めていきましょう。
あいさつやスピーチする方の欠席は代役を立てられない場合、演出自体を削ることもあります。乾杯の発声は、代役を立てたり、直前で代わりの方が見つからない場合は、新郎新婦や司会者が行うことも可能です。

「直前の欠席はどうしてもあり得ます。欠席となった場合は代わりの方にお願いするのか、その進行はなしにするのか、事前にある程度考えておくと安心です。もし当日に発覚しても、披露宴の進行変更はいかようにも対応可能。落ち着いてプランナーに相談しましょう。主賓の祝辞を行う予定であった上司が欠席となってしまいましたが、お手紙を書いてくださっていたので、司会者が代読したケースもあります」（澤さん）

依頼した各担当とは資料の共有の徹底を

装花や演出にまつわるものは資料の共有の徹底が大切。口頭だけではどうしても忘れてしまう可能性もあるので、形に残すことを意識して。例えば、装飾関係は打ち合わせ後に、イメージや装花などをまとめた資料をもらうようにしましょう。ウエディングケーキなども希望イメージを写真でパティシエに共有することで、イメージの相違を防げます。
また、プランナーとの最終打ち合わせで今一度内容の確認をしっかりと。
演出に関するトラブルは、事前に分かれば修正など対処が可能なものもあります。フローリストやパティシエをはじめ、各担当へしっかり依頼内容を確認しましょう。

「新郎新婦とプランナーの認識が同じなら、たとえ手配したものと完成品のイメージが異なっていても、事前にプランナーが気付くことができます。プランナーとの最終打ち合わせでの擦り合わせが肝です」（澤さん）

常にプランナーと連携を取って対応を進めて

ゲストの出欠の変動は直前に起こりがち。プランナーと連携を取って手配を進めていきましょう。
あらかじめ出欠が変動しそうな人がいる場合は、会場への最終人数報告前に、個別に出欠を再確認するのもおすすめです。
急な欠席は残念でありますが、気持ちよく対応することで、新郎新婦とゲストとの今後の関係も良好に。大切な縁が切れないように対応しましょう。急な出席の連絡も、手配が間に合えば問題ないので、プランナーにすぐ相談を。

「出席の返信を頂いていない方が、急きょ披露宴にいらっしゃったこともあります。新郎新婦に相談して席を急いで作り、新婦さま用のお料理をゲストの方にお出ししたこともあります」（澤さん）

「手配の関係上、この日までに返信を……」とやんわり伝えて

設定した返信締め切り日に、連絡がない場合は催促をして問題ありません。その場合、「手配の関係上、こちらの日にちまでにご返信ください……」とやんわりと伝えてみて。メールだと見られない可能性もあるので、電話がベターです。
コロナ下なので、「このような時期ですので、出欠はご遠慮なくご判断ください」とひと言添えると、出欠連絡をもらいやすくなります。
また結果論ですが、料理や引出物の手配などは少ないより多く用意している方が安心に繋がります。欠席となった場合は負担は増えてしまいますが、安心を買っているとして良しと考えるのも◎。

「返信がないゲストが多かったので、出欠の返信締め切りを挙式の２週間前に再設定したこともあります。新郎新婦は、電話が通じない方へは、LINEやショートメールを用いて確認されていました」（澤さん）

情報を整理し、解決の選択肢をつくっておくと安心

急な宣言による対応での疲弊を最低限にするため、ある程度想定して進めていきましょう。宣言や発令が出たら、ゲストはどうするか。延期やキャンセルとなった場合にかかる費用を会場に確認して情報を整理し、どの状況になっても解決できる選択肢をつくっておくと安心です。
ふたりでは判断できないことも多いので、発令内容を見極め、まずは親御さんに相談するのが良いでしょう。
このようなご時世なので、さまざまな変更もゲストは納得してくれます。ゲストに安心してもらうためも、会場のコロナ対策をしっかりして、事前にゲストに伝えておくと◎。

「アルコール提供ができなく、急きょノンアルコールカクテルなどの追加対応で、ゲストに喜んでいただいたケースも。ゲストの安心のために、コロナ対策は招待状で伝える以外に、結婚式１カ月前にゲストへメールで対策一覧を送ることで、安心して式にお越しいただいた新郎新婦もいました」（澤さん）

最終フィッティング後にサイズダウンした場合、まずは相談を

挙式直前に体形の変化があった場合は、最終フィッティング後でもドレスコーディネーターにまずは相談を。
修正や補正が可能なら知恵を借りて対応してもらいましょう。それでも難しい場合、レンタルドレスならドレスの変更も視野に入れても良いかもしれません。
また、大幅にサイズダウンする可能性があるなら、最終フィッティングを結婚式の直前に調整しても◎。
自分のサイズにピッタリのドレスを着ることは、とても素敵なこと。直前の無理なダイエットを頑張りすぎるより、健康第一に過ごすことを第一に考えて。

「直前に痩せてしまう方は多いです。対処できる所はピンで留めたりリボンを強く縛り、ドレスが落ちないようにすることも。また、ドレスが落ちたときの対応を新郎新婦、アテンド、プランナーで相談し、ゲストに目立たないタイミングでドレスを持ち上げたり、新婦をあまり動き回らない流れに変更したこともあります」（澤さん）

From 編集部

備えあれば憂いなし！“あるある”トラブルは落ち着いて対処しよう

まさか……！？の直前“あるある”トラブルは、新郎新婦も疲弊してしまいがち。
だからこそ、トラブルが起こっても慌てず、やれることはないかを選択肢を見極めて選んでいきましょう。
おもてなしを第一に考える人は「ゲストに不快な思いをさせてしまうトラブルは、できるだけ修正対応し、自分たちに関わるトラブルは大目に見る」という選択肢も。
トラブルによっては、当日に司会者から訂正すれば問題ないこともあります。
そのとき、その状況でできるベストな対応をプランナーさんと考えて進めていきましょう。

Profile

澤 智子さん 株式会社NEO FLAG.
ウエディングプロデューサー

ウエディング歴16年で通算2000組のカップルをプランナーや司会者としてサポート。ゲスト目線・新郎新婦の視点・ 記録として残したときの作品力など、さまざまな角度からのワクワクするような結婚式を提案。