招待ゲストの「住所集めと管理方法」、卒花はどうした？

住所を聞く際に、漢字表記も聞いて解決！

大人になってからの友人の場合、正式な漢字表記や名字を知らないなんてことも。また、LINEでの表示はあだ名のみの場合もあるので、フルネームを知らないという場合も。「今さら漢字教えてっていうのはおかしい？」と悩む卒花が。

聞くことに気が引ける気持ちはわかるけれど、席次表作成のためにも、正確な漢字表記は知っておきたいので、ここは臆せず確認しましょう。

卒花 cocoa.さんは、「LINEでのやり取りでスムーズに連絡は取れたものの女の子は住所が変わっている子が何人かいたし、フルネームがわからず困りました。結局、素直に『漢字でフルネームを教えて』とお願い」したそう。

LINEで住所を聞くときに、漢字とふりがなを聞くようなフォーマットを作成してから聞いてみると書く側も違和感を持たないので良さそうです。

フォーマットを作成し、それに沿って記入してもらうことで解決！

せっかく返信をもらったけど、郵便番号を書いてくれる人が少なく調べるのに時間がかかったという声がちらほら。郵便番号の書き漏れを防ぐために、こちらもフォーマットを作成して送るのが効果的。

「LINEで住所を聞く際には回答フォーマットを準備した。文章をコピーして本文に貼り付け、空いた欄に回答してもらうようにし、郵便番号など聞きそびれがないように工夫した」（手柴里美さん）という卒花も。

「たくさんの友達に聞くため、テンプレートを作った後に相手に合わせて少しアレンジしながらLINEで集めた」（さーやさん）のように、フォーマットを作成して、相手に合わせて一部修正して使うと◎。

締め切りをあらかじめ指定して解決！

毎日たくさんのLINEでのやりとりを複数人としていると、返信を後回しにしているうちに忘れてしまった……なんてことも。相手は返信していないことを忘れているだけの可能性が高いです。

「なるべくグループLINEで連絡し、仲間内で送ったよ！という人がいることによって間接的に催促する形になりました」（Sioさん）と、グループLINEで他の人の返信にリマインド効果を持たせた卒花も。

他にもスケジュールを守ってもらうように以下のような工夫をした卒花が。
「1週間ごとにリマインドした」（真夏さん）
「グループLINEで一斉に聞いたのですが、返信がない人には、個別で再度催促の連絡を入れて送ってもらいました」（ひよどりさん）

早め早めに動き始めることで解決！

親御さんに住所集めを頼むと楽だけど、スケジュール管理が自分の思い通りにいかないのが難点。間に人が入るということはその分時間がかかることをあらかじめ想定し、早め早めに住所集めを始めましょう。

可能ならデータでリストにしてもらうのが◎

手書きで住所を送ってもらうと、書き間違いや転記ミスなどが発生する可能性大。それらを少しでもなくすために、可能なら親御さんからリストをデータでもらったり、年賀状などの画像をそのまま送ってもらっては？

ただ、「夫の親族の住所は義両親が書き留めている住所ノートをLINEの画像で確認したけど義両親の字が達筆すぎて読めなかった……。再度確認したけどノートに写し間違えていたらしく、結局招待状が戻ってきた」（rieさん）なんて想定外のこともあるので、スムーズにいかない可能性があることも知っておくと、早めの対策が取れますね。

特に彼側の住所集めに関しては、余裕を持ったスケジューリングで

自分側ではなく、彼側の上司や同僚の住所集めの際は、自分の思い通りに集められない傾向が。また、就業中はプライベートの話をしにくいので、聞くタイミングを迷うことも。
卒花 さーやさんは「どのようなタイミングで出席の依頼・住所集めをしたら良いのかわからず困ったので、早めに出社し、就業時間が始まる前に確認をしました」そう。余裕を持ったスケジューリングで住所集めをしましょう。

早いうちに正直に聞いておこう

上記の困ったVOICEで紹介した卒花 手柴里美さんのように、ここは正直に聞くのが◎。社内イントラで役職などが確認できる場合は、休憩時間に確認しておくとよいでしょう。
ビジネスでお付き合いのある方なら、ケアレスミスで気分を害することを避けるために、正直に確認を。

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From 編集部

それぞれのゲストに合った方法で住所集めをスムーズに進めよう！

挙式の２～３カ月前に発送する招待状。予定通りに住所が集まらない可能性も考え、早め早めに動いておくのが◎。より簡潔に手間なく住所を集めたい場合、どうしても住所がわからないゲストに対しては「WEB招待状」を使うという手も。卒花が住所管理した方法や内容などを参考に、あなたに一番合う方法で住所を集め、管理してね。