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[保存版]結婚式に台風etc.が直撃!?その時新郎新婦ができること【完全ガイド】

過ごしやすい気候の秋は、結婚式にも人気の季節です。が、一方で大型台風をはじめ、大雨などの自然災害に見舞われることも。「自分たちの式に直撃したらどうしよう……」と不安に思っている花嫁さんも多いはず。ということで今回は、結婚式当日に悪天候が予想される時に、新郎新婦のふたりにできることをプランナーさんと気象予報士さんに聞いてみました。知っておきたい流れとともにお届けします。

*紹介している内容は一般的なものになります。会場や地域、天候の状況などにより異なる場合があります

今回教えてくれるのはホテル椿山荘東京・プランナー渡辺昌恵さん

メッセージ for 花嫁

プランナー

<悪天候によるピンチは乗り越える方法もあります>
大型台風直撃日に担当していた結婚式が延期になった経験があります。おふたりが会場と密に連絡をとり、きちんとゲストケアをされたこともあり、2カ月後の延期日には当初の予定どおりのゲストが参加。悪天候によるピンチを乗り越える方法はあるので、安心してください!

プロフィール―――――
プランナー歴13年。東京ベイエリアのホテルでプランナーを10年経験し2017年にホテル椿山荘東京へ異動。人を喜ばせることと、婚礼が無事お開きした帰宅後の一杯が大好きな、いい夫婦の日(11月22日)生まれ。リクルートブライダル総研が主催するウエディングプランナーを対象とした、「いい結婚式」のプランニングコンテスト「GOOD WEDDING AWARD 2019」クリエイティブ賞受賞

気象について教えてくれるのは日本気象協会 気象予報士・中川裕美子さん

メッセージ for 花嫁

気象予報士

<台風シーズンは夏から9月ごろ>
いわゆる台風シーズンは夏から9月ごろにかけて。日本へ上陸する台風の約8割が7月~9月に集中します。ただし台風は一年を通して発生しており、非常にまれですが過去には4月や11月に上陸した年も。もし台風の影響を避けたいのであれば、事前に台風シーズンを考慮する手もありますよ。

プロフィール―――――
2007年1月より日本気象協会勤務。天気予報専門サービスtenki.jpの「日直予報士」記事執筆、ラジオやストリーミングでの天気解説、新聞やテレビの天気原稿作成など担当。『天気でわかる四季のくらし』(新日本出版社)を共同執筆

まず、はじめに知っておきたいこと

「ふたり」が「式の決行などの検討、判断をし、ゲストへ連絡」を

イラスト

結婚式当日の悪天候直撃に備えて、心得ておきたいことは、
●結婚式の招待者である「ふたり」が
●「結婚式の決行、延期の検討、判断とゲストへの連絡」をする必要があるということ

結婚式の決行や延期の検討、判断は、基本的にはゲストを招待するふたりに委ねられるもの。つまりはふたりが各種情報を集め検討、判断をし、判断結果をゲストに連絡するという大事な役割を担うことになります。

検討、判断材料となるのは、
●気象情報/ゲスト状況/交通情報の3つ
これを軸にふたりが検討、判断、連絡を行いたい。

式1週間前から当日までの流れ

検討、判断タイミングは式の1週間前、5日前、2~3日前の3回

グラフ

式の決行や延期の検討、判断材料となるのは、気象情報や注意報・気象警報、ゲスト状況、交通情報に会場の状況など。
不安を抱えるゲストのためにも検討、判断のタイミングは1週間前、5日前、2~3日前の3回設けると安心です。

●タイミング1<式の1週間前>
「情報収集開始と関係者との相談を」
台風の発生などの気象情報が出はじめるのが、おおよそこの頃。ここではもしもの時に備え、判断材料となる情報収集を。また会場や親との相談を行いたい。

●タイミング2<5日前>
「最新情報の収集とゲストへの第一報を」
台風であれば規模や進路、上陸地域予想などもより具体的に。また飛行機や新幹線などの運行にも影響が出はじめる頃。集めた最新情報をもとに検討、判断し、ゲストへ第一報をしたい。

●タイミング3<2~3日前>
「最新情報の収集と式決行の判断、会場、およびゲストへの最終連絡を」
最終検討、判断をしたいのは式直前のこの頃。気象的な情報もさらに具体的に、より確率も高まっていて多くの交通機関への影響が出はじめるとき。集めた気象や交通などの最新情報をもとに、最終判断を下したい。また判断結果は速やかに会場、そしてゲストへ連絡をしましょう。

ここからは3タイミング別に、ふたりができることをより詳しくご紹介します。

プロが解説!

プランナー

<台風以外の悪天候・大雪は決行判断が多数>
大雪の場合は直前の予報となることから、記録的な大雪でなければ決行する方が多い印象です。早めに到着する方、早めに出ても遅れてくるゲストも多いかと思いますので、可能であればタオルの用意やウエイティングスペースの確保などゲストケアの事前打ち合わせ、準備を。また雨天時同様、ガーデンなど外で行う演出があれば、代替案をプランナーさんに相談しておくのも一つですね。

気象予報士

<災害予測は警戒レベルを参考に>
自然災害予測は非常に困難ですが、一般の方でも分かりやすいのは5段階の「警戒レベル」。例えば「警戒レベル4」は、取るべき行動が「避難」で式は延期せざるを得ません。
ただ実際には差し迫ったときに発表されることも多く、この情報のみでの判断は危険。また大雪も事前にある程度予測できますが、関東は降雪量が少なくても影響大。予測が非常にむずかしいのが現状です。

式1週間前にできること

「情報収集開始と関係者との相談を」

できること

1_結婚式当日の気象情報の確認
式当日、式前後の気象情報を収集し、状況を確認しましょう。台風の場合は予想進路や規模、影響地域なども合わせて確認を。

2_会場の契約書や規約の確認
悪天候や災害に備えて特別措置のある会場もあるので、契約書や規約の確認を。記載内容を把握しましょう。

3_担当プランナーに連絡、相談
契約書や規約を手元に担当プランナーに連絡、相談を。延期とした場合の手続きの流れや費用、式決行判断期限などの確認をしましょう。

4_両家に状況の報告と相談
プランナーに確認できた情報をもとに、両家の親に状況報告と相談をしましょう。ふたりと両家の意向の擦り合わせを。

プロが解説!

プランナー

<連絡、相談対応は他スタッフでも可能>
担当プランナー不在の場合の相談連絡は、他スタッフでも対応可能です。
この頃になると、式の決行について気になりはじめるゲストも出はじめるので、ふたりや両家の意向や状況によっては、このタイミングでゲストへ第一報という対応をしてもいいです。

気象予報士

<週間天気予報、5日先予報は幅を持って考えて>
台風の上陸や接近は、このタイミングではかなりずれることも。台風をはじめ、天候は週間天気予報、台風の5日先予報は後半の予報ほど幅を持って考えましょう。慎重に情報収集、判断ができるといいですね。

式5日前にできること

「最新情報の収集とゲストへの第一報を」

5日前

1_最新版結婚式当日の気象情報の確認
式日により近くなり、影響規模・地域などもさらに具体的に。台風の規模や進路、影響地域など、最新の気象情報をしっかりと確認、確かな情報を収集しましょう。

2_長距離をはじめとする、交通機関の運行予定の確認
遠方ゲストの移動手段となる、飛行機や新幹線など長距離間を結ぶ交通機関。これらは、このタイミングで欠航や運休予定となることもあります。ゲストの足に影響する交通情報がないかの確認を。

3_ゲストへの第一報を
多くのゲストが式の決行などが気になってくる頃。問い合わせが入る前に、ゲストへの第一報をしましょう。伝えるべきは「現在の状況」、「決行などの最終判断タイミング予定」の2つ。
遠方ゲストには、式当日前後も含む交通や宿泊の手配状況なども合わせて確認したい。

プロが解説!

プランナー

<ゲストへの連絡は家族に協力をお願いしても◎>
両家の親族ゲスト分の連絡については、親御さまにお願いするなど家族にも協力してもらえるといいですね。また2019年10月の大型台風直撃の際は、この段階で都内では当日のタクシーの予約もできなくなりました。

気象予報士

<強風の影響も判断材料に>
鉄道の運転見合わせの基準は、条件によって異なりますが最大瞬間風速25m/sでストップ、20m/sで速度規制などが目安になります。平均風速20m/s以上だと、「走行中の車は通常の速度で運転するのが困難」。高速道路では速度規制や通行止めとなる可能性があります。平均風速25m/sを超えると、屋外行動は極めて危険。暴風警報の基準も市区町村によって異なるのでこまめに情報収集を。

式2~3日前にできること

「最新情報の収集と式決行の判断、会場およびゲストへの最終連絡を」

デザイン

1_最新版結婚式当日の気象情報の確認
式直前で影響規模・地域などの確率もさらに上がり、危険度なども現実感を増す頃。最新版の気象情報、警報などをしっかりと確認、確かな情報を収集したい。

2_近距離も含めた、交通機関の運行予定の確認
大多数のゲストに影響を及ぼす、会場までのアクセス手段である電車やバスなどの運行予定も出はじめる。どのような交通情報が出ているのかを確認しましょう。

3_ふたりの意向を両家に相談するとともに最終判断
主な判断材料は悪天候の影響範囲、交通への影響、ゲストが来場可能かどうか、キャンセル料の有無と金額などがあります。その他、個別の事情も加えてふたりの意向を固めたら両家に相談、報告、最終判断をしましょう。

4_会場に最終判断の報告、今後の流れの確認
最終判断ができたら早めに会場に連絡し、今後の流れについて擦り合わせをしましょう。

5_各ゲストへ一斉連絡
いずれの判断の場合も速やかにゲストへ一斉連絡を行います。
決行の場合は、ゲスト到着後に使用できる着替え室や控室、タオルやドリンクなどのゲストケアの有無についてもお伝えできると安心。またゲストの意向も合わせて確認しましょう。
延期の場合は、決まっていれば延期日も伝えて。また交通費や宿泊費などの対応についても、このタイミングで伝えておきたい。

プロが解説!

プランナー

<延期の場合は手配物の確認、対応も>
当日使用予定だった会場手配分のアイテムのキャンセルは、担当プランナーが手続き。宿泊、美容室、外部からの持ち込みで手配していたものは、ご自身でキャンセル連絡をしましょう。対応は式場によって異なるので、各会場にご確認ください。

気象予報士

<強風影響は当日前後も注意>
台風が「大型」や「超大型」なら、強風域が広く、台風の中心がまだ離れていても強い風が吹きはじめます。そして台風が離れた後も、吹き返しの強い風が吹きます。式当日だけでなく、式日前後の気象情報もしっかり確認を!

結婚式の決行を決定したときに送るメール文例

謹啓
〇〇の候 ますますご健勝にてお過ごしのことと
お慶び申し上げます
結婚式を控え皆様方よりお祝いのお言葉等を
いただいておりますこと有り難くお礼申し上げます
現在 悪天候による被害が懸念されており
結婚式へのご参加に関してもご心配をおかけしているかと思います
ふたりで話し合った結果 予定通り結婚式を実施する運びとなりました
当日お越しいただいた際には着替え室や控室 タオルなどの準備をしております
ただ 皆様の安心と安全が第一だと思っておりますので
ご不安な方は遠慮なく欠席のご連絡をくださいませ
その他ご不安な点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ
皆様におかれましてもくれぐれもご自愛くださいませ
                   謹 白

式直前/式当日/式予定日後にできること

「決行、延期それぞれで必要なゲストなどへの対応を」

イラスト

【決行の場合・式直前/当日】
1_ゲストの状況確認
すべてのゲストに、天候や交通などの影響がどうかの確認を。参加の不可否も含めて、全員分の状況確認ができたら会場と最終打ち合わせを。

2_ゲストケアの準備
ゲストの安心材料となる会場までの安全対策や、到着後の着替え室や控室の確保、タオルやドリンクなどゲストケアの準備を。対策、準備状況はゲストにも共有をしておきましょう。

【延期の場合・式予定日後】
1_延期日の決定
延期決定のタイミングで延期日未定の場合は、会場と相談し決定を。衣裳、会場、司会者が同日に空いているかなども早めに確認し予約をしておくと安心です。

2_ゲストへの延期日のお知らせ
延期日が決定し次第、ゲストに丁重なお礼とお詫びとともにお知らせを。ゲスト連絡完了後、延期日程での招待状の再手配や改めて手配すべきものをプランナーと再確認しましょう。

プロが解説!

プランナー

<他にはこんな対応も合わせて>
決行の場合、新郎新婦は念のため会場にできるだけ近い場所に前泊を。式当日、新郎新婦不在では本末転倒です! またやむなく参列できなくなってしまったゲストには、後日ささやかな引菓子などをお礼状とともに贈りましょう。
延期の場合は、会場に預け済みのアイテムや納品済みプチギフトなどを後日引き取ります。祝電が届いていた場合は、送り主にお礼と説明の連絡をしましょう。

結婚式を延期したときに改めて送る招待状文例

謹啓
〇〇の候 ますますご健勝にてお過ごしのことと
お慶び申し上げます
結婚式を控え皆様方よりお祝いのお言葉等を
いただいておりますこと有り難くお礼申し上げます
令和△年△△月△△日の結婚式を
台風の影響により延期とさせていただいておりましたが
この度 本状のご案内の通り執り行う
運びとなりました
ご多用中誠に恐縮でございますが
何卒ご光臨の栄を賜りますようご案内申し上げます
                   謹 白

From 編集部

悪天候直撃。プランナーの手助けも借りて乗り越えたい!

「長い時間をかけて準備してきた結婚式に悪天候の予報が出たら、『こんなはずじゃなかった』とイライラや不安が出てくるのは当然のこと。そんな時こそプランナーにささいなことでも相談を!」とは渡辺さんからの言葉。プランナーに早め&こまめに相談すれば、ふたりのために全力で最善策を考えてくれるはず。そしてゲストを不安にさせない早めの行動、連絡や気配りを最優先して。きっと大丈夫。気持ちを前向きに乗り越えられますよ!

取材・文/笠原恭子 イラスト/二階堂ちはる 取材協力/
ホテル椿山荘東京(TEL:03-3943-0417)、一般財団法人 日本気象協会(https://tenki.jp/) 構成/松隈草子(編集部)
※掲載されている情報は2020年6月時点のものです

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