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ゲストの満足度がグッとUP! ウエルカムタイムはこう過ごす

挙式前やパーティ前にゲストをお迎えるする「ウエルカムタイム」。皆さんは、ウエルカムタイムの過ごし方、もう考えてますか? フリープランナーの荒井さんと卒花の皆さんにウエルカムタイムについて伺ったところ、ゲスト、そしてふたりの結婚式への満足度をグッと上げる大切な時間であることがわかりました!

卒花はウエルカムタイムに何をした?

TOP5を発表!

1位 ウエルカムドリンクを振る舞った
2位 ふたりの写真を飾ったり、ふたりにまつわるアイテムコーナーを用意した
3位 ゲストがくつろげるウエルカムスペースを用意した
4位 ふたりのプロフィールパンフや新聞、ゲストの紹介文入りの席次表などのアイテムを用意した
5位 フォトブースでの撮影やインスタントカメラでの撮影コーナーを用意した
5位 親族控室であいさつしたり、親族紹介を行うなど親族と過ごした
※複数回答

今回、ウエルカムタイムに何も用意しなかったという人はわずか5%未満。ほとんどの方が何かしらしていたようです。

では、自分たちの場合はどう過ごしたらいいか、フリープランナー荒井さんのアドバイスを参考に見ていきましょう。

私がお答えします!

荒井さん

ウエルカムタイムは、挙式にも披露宴にも分類されない自由度の高い時間。「退屈してほしくない」と不安な気持ちでウエルカムタイムを考えたという人も多いのですが、ぜひ「こんな時間にしたい!」という前向きなエネルギーで考えてみましょう。
(フリープランナー 荒井さやかさん)

理想の結婚式を叶えるには、
ウエルカムタイムがとても重要

花嫁さんの多くが“結婚式の目的”として挙げるのが「みんなとたくさん話したい」「一緒に写真を撮りたい」「感謝の気持ちを伝えたい」「ゲスト同士にも仲良くなってほしい」「結婚相手を大切な人たちに紹介したい」という点です。

一方で、ゲストも「おもてなしを感じた」「ふたりとたくさんふれあえた」と感じたときに満足感を感じているようです。

明確な決まりがないだけに、これら両者の思いを実現できる可能性が高いのが、ウエルカムタイムです。

ウエルカムタイムの考え方

タイミングとふたりの存在の有無で4パターン

まず、ウエルカムタイムは、タイミングとふたりがいるかいないかによって下記の4パターンに分けられます。

1.挙式前×ふたりがいる
2.挙式前×ふたりがいない
3.パーティ前×ふたりがいる
4.パーティ前×ふたりがいない

会場によっては、進行の都合上、上記全てに対応できない場合があるので、まずは実現可能なパターンを確認しておきましょう。

次からそれぞれのパターン別のお勧めの過ごし方や、卒花さんの実例を見ていきましょう。

パターン1. 挙式前×ふたりがいる

「WELCOME」や「ありがとう」の気持ちを直接伝える

イラスト1

挙式の入場で初めてゲストの前にふたりはお目見えするものと思っている人も多いかも。その一方で、挙式ではゲストにふたりをよく知ってもらった上で結婚を承認してほしいという、本来の挙式の意味を大切にしたい人にお勧めなのが、このパターンです。

また、主役っぽさが苦手、緊張したくないという思いを持つ人は、挙式前にゲストとのふれあいを満喫すると、堅苦しさが緩和し、和やかな挙式になります。来てくれた人にいち早く「ありがとう」を伝えられるのも、このタイミングですね。

【過ごし方例】
●エントランスやウエルカムスペースでゲストをお出迎えし、来てくれたお礼を伝える
●ウエルカムスピーチや会話をしながら、それぞれのゲストに結婚相手を紹介

卒花はどう過ごした?

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遠方ゲストが多かったので、到着後一息つけるように打ち合わせ時にいただいたおいしいドリンクを用意。ゲスト同士でも和んでいましたし、私たちも挙式前にゲストと話して、緊張が和らぎました。(Mariさん)

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挙式前は親族と特別広間で、披露宴前はゲストとテラスで交流。どちらもドリンクとカナッペを用意し、リラックスした雰囲気の中で写真を撮影したり、歓談したり、和やかな交流の時間になりました。(chocoさん)

パターン2. 挙式前×ふたりがいない

ふたりを感じさせるアイテムを用意して、気持ちを代弁

イラスト2

パターン1と同様、挙式前にふたりのことを知った上で誓いを承認してほしいという人にお勧め。また、「WELCOME」の気持ちを伝えるには早めのこのタイミングがベスト。

ふたりの同席が難しい場合に大切なのが、「いかにふたりを近くに感じてもらえるか」。そんな仕掛けを盛り込むことで、自分たちを知ってもらうだけでなく、ゲストへの感謝やもてなしの気持ちも伝わりやすくなります。

【過ごし方例】
●ふたりの歴史や人となりが伝わるペーパーアイテムや写真を装飾し、ゲストに見てもらう
●趣味や仕事がわかるアイテムを飾ってゲストに見てもらう
●「来てくれてありがとう」「ゆっくり過ごしてください」というメッセージを書いた、アイテムを用意する
●暑いときは冷たいドリンク、寒いときは温かいドリンクを用意するなど、歓迎の気持ちが伝わるおもてなしを用意する

卒花はどう過ごした?

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プロフィールブック、新婚旅行・前撮り・なれそめ・学生時代のゲストとの思い出のアルバムを用意しました。プロフィールブックにはゲストとの思い出の写真を掲載、ゲストの紹介コメントもプラスし、友人に描いてもらったふたりの似顔絵イラストなども挿絵に。読み手が楽しめるような内容を心掛けました。(菊池ゆりさん)

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なれそめや家族の紹介、ゲストとの思い出写真などを載せたプロフィールブックを作りました。みんな驚きつつ喜んでいて、プロフィールブックを携帯電話で撮影したりしていました。(はるかさん)

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ゆっくりくつろいでほしかったからBGMはチェロの生演奏にしました。(ゆかりさん)

パターン3. パーティ前×ふたりがいる

会話や撮影を満喫できる、自由で心地よい雰囲気づくり

イラスト3

挙式を終え、ふたりだけでなくゲストも気持ちが解放されるのが挙式とパーティの間の時間。ふたりがいれば、いち早く「おめでとう」を間近で伝えたいというのがゲストの心理。そこで、自由に動ける雰囲気や心地よいムードづくりがポイントとなります。

【過ごし方例】
●ふたりとゲストとの撮影タイムを積極的に設けて、スタッフさんにも声掛けしてもらう。フォトブースなども有効
●生演奏などを行い、ゲストのリクエストに応えてもらうのも素敵
●ふたりにまつわるオリジナルドリンクなど、ふたりとゲスト、ゲスト同士の会話を生み出しやすいドリンクやフードを用意する
●ビュッフェ形式のカナッペなどの軽食を用意して、動きが出るようにする。ふたりがおもてなししてもよい

卒花はどう過ごした?

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ゲストへの最初のおもてなしとして、ガーデンでウエルカムパーティ。おつまみやドリンクを振る舞いました。たくさんの人と写真が撮れたのが良かったです。ゲストにも「珍しい」ととても好評でした。(chihomiさん)

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パーティ前の迎賓がしたかったので、会場内へ入るときに参加者一人一人へお菓子を手渡し。また、ゲスト全員にウエディングケーキのデコレーションをお願いしたり、一人一人にお手紙を用意してウエルカムスペースに設置しておいたりしました。新郎父が母に「いい式でしたね」と話していたと聞き、それがとてもうれしかったです。(ひろこさん)

パターン4. パーティ前×ふたりがいない

ゲストが能動的に楽しめる、ふたりらしいアイテムやフードを用意

イラスト4

基本はふたりが同席しないパターン2と同じ考えですが、ゲストの気持ちが解放されるタイミングなので、挙式前よりももっとカジュアルな雰囲気で「ふたりを近くに感じてもらうこと」を、表現するのがポイントです。

「来てくれてありがとう」「楽しんでね」というゲストへのメッセージを伝える遊び心のあるアイテムやポップを用意したり、ゲスト側からも気持ちを表現したり参加している実感が得られるような、参加型の仕掛けを用意したりするのもお勧め。

【過ごし方例】
●写真やアイテムを装飾する場合は、ふたりのコメント入り手描きポップで説明を添える
●簡単な会場の俯瞰(ふかん)図などを貼り出したり、ペーパーアイテムに入れて、写真コーナーやドリンクコーナーなどを案内。ゲストが自由に動きながら待ち時間を積極的に楽しめるようにする
●親のあいさつタイムをパーティ中ではなく、このタイミングで設けて、地元のお菓子などを配ってもらうなどしながら、ゲストに対応してもらう
●フォトブースやプロップスを用意し、可能であれば撮影を担当するスタッフを置く
●クイズなどゲストが参加できるイベントを用意する
●インスタ映えするような軽食ビュッフェやドリンクを用意する

卒花はどうした?

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結婚式会場のプランで、「ふるさと」をテーマにした部屋をウエルカムスペースとして貸し切りで使用できました。ゲストにはふるさとの思い出の場所やエピソードをまとめた映像を大型スクリーンで見ていただき、出身地のご当地サイダーもふるまわれました。(まりもさん)

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彼のネクタイ色当てクイズの投票をゲストにしてもらい、インスタントカメラやフォトプロップスを置き自由に撮影できるようにしました。待ち時間が長いこともあるので少しでもゆっくりできるようにと準備しましたが、積極的に楽しんでくれていて、よかったです。(かすみさん)

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女性が多かったので、ケーキやお菓子などが軽くつまめるキャンディービュッフェを用意しました。おなかを満たすだけでなく、SNS映えする内容だったので、皆さんから後日写真もたくさんもらい、楽しんだ様子が伝わって嬉しかったです。(菊池ゆりさん)

満足度をアップさせる
ウエルカムタイムのポイント

ウエルカムタイムは明確な決まりがないだけに、雰囲気づくりが大切になります。アイテムや催し物を準備するだけでは、和やかな空気感にするのは難しいもの。そこで次のポイントを押さえておきましょう。(荒井さん)

・「音」…フェスなどのように大きい音が流れているとワクワク感が高まります。特にパーティ前のタイミングはBGMを1~2割大きめの音量に

・「飲食」…フードやドリンクがあると手持ち無沙汰にならず、ビュッフェやバー形式なら人の動きが生まれます。できればふたりならではのものや写真映えするものなど、話題の発端になるものがお勧めです

・「スタッフの動き」…雰囲気づくりには、スタッフさんの笑顔や声掛けも有効。私が手掛けた例では自然にテンションが上がるように、100均などで購入したお揃いのハットなどを用意したことも。フォトブースでの撮影やアイテムをゲストへ案内するなど事前にお願いしておくとよいでしょう

From 編集部

どんな時間にしたいか、そこからまずは考えてみて

「ゲストが退屈しないように」だけでなく、「ゲストにどう過ごしてほしいのか」「どんな結婚式にしたいのか」というふたりの思いからウエルカムタイムを考えてほしい、と荒井さん。直接、また間接的にでも互いの思いを交わせる時間になれば、ゲストの満足度も高まり、ふたりにとっても理想の結婚式となるでしょう。

荒井さやかさん
Profile

荒井さやかさん Coco style WEDDING 代表
フリーランスウエディングプランナー

ウエディングプランナーとして、北海道札幌市内の結婚式会場に4年半勤務し、2011年に独立。現在は結婚式会場の他、公園、学校、自宅などさまざまなスポットでふたりらしい結婚式を叶えるフリーランスのプランナー。
http://www.ccsw.jp/

構成・文/小松七恵 イラスト/itabamoe
※掲載されている情報は2019年1月時点のものです
※記事内のコメントは、2018年11月に「ゼクシィ花嫁1000人委員会」のメンバー71人が回答したアンケートによるものです

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