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二次会幹事 準備スケジュールのことならゼクシィ

成功の秘訣がわかる「二次会お役立ちマニュアル」

成功の秘訣その1「大切なポイントは幹事決め!」二次会準備スケジュール

まずは本番までにやるべきことの全体像を頭に入れて。最初の大切なポイントは幹事さんへの依頼。「誰に」「どこまで」頼めばいいか、慎重に考えて、丁寧に依頼して!

二次会成功の秘訣は幹事さん選びと役割分担

披露宴会場が決まったら、すぐに動き出して
幹事さんとの上手な連携が二次会を成功させる鍵

二次会は、披露宴に呼ぶ友人以外にも、さらに披露宴に呼べなかった知人や同年代の仲間を招いて、リラックスした雰囲気でお祝いするパーティ。披露宴の準備が忙しくてつい後回しになりがちなので、幹事さんと一緒に協力しながら準備を進めて。成功の鍵を握るのは幹事さん。「この人なら頼っても安心」と見込んだ人に早めにお願いして、役割分担や当日までの流れをよく話し合おう。まかせっぱなしで幹事さんが困らないよう、くれぐれも心配りを忘れないで。

  • 二次会会場を探す

二次会準備の基本的な流れを知ろう

準備は「ふたり」が、当日は「幹事さん」がリード
当日までの「やること」スケジュール

準備は4~5カ月前から始めたいもの。当日の仕切りは幹事さんにお任せするにしても、ゲストのリストアップや会場選び、招待状の発送などはふたりがリードして進めるのが一般的。まずは下の表で当日までに「やること」と、準備のスケジュールを理解して、どんなふうに役割分担するか、幹事さんと話し合おう。

イラスト
当日までのやることリスト
  やること 注意点など
本番4~5カ月前 幹事さんをお願いする 信頼できる人に早めに依頼を。ふたりから直接出向いてお願いすれば、より丁寧。
ゲストをリストアップ 結婚式や忘年会の重なる時期は意外と来られないゲストが多いので、そのこともふまえて人数設定を。
会場を探す 人数、予算、ステージやピアノなど使いたい設備が固まったら早速リサーチ。条件に合うところを多めにチョイス。
本番3~4カ月前 下見&会場を決める 混雑シーズンの人気会場は早め予約が鉄則。打ち合わせを兼ねて幹事さんと食事会をしても。
会計担当を決める 事前に必要な予算を渡すのか、会費をもらった後の清算にするのか明朗に。シビアに管理できる人が適任。
本番1~2カ月前 招待状を送る 携帯メールで案内を送るケースが増加中。何人かのゲスト代表に返事のとりまとめをお願いすると返事の促進にやきもきしなくてよいので安心。
出欠を集計する 「二次会全体で使えるお金の総額」を決めるためにも、人数把握は重要。来るゲストの顔ぶれにあわせて席順や演出を考える時も役立てて。
予算を再確認する 正確な収入が確定したら、演出や景品などに使える費用を割り出して。予算について幹事さんや会計担当にも共有。
演出・企画を決める 余興やスピーチの依頼は早めに。会場で使える備品、持込料の有無、NG項目も事前に確認。
本番直前 備品を購入する 景品やクラッカー、色紙など、購入リストを作成。領収書は保管してもらい、ふたりも経過を把握して。
最終確認をする 本番の3~4日前には、会場に人数の最終報告を。音響などの設備に不具合がないかも要確認。
本番当日 お店にあいさつする 当日、会場スタッフとのやりとりは結構あるので、特に幹事さんの顔は必ず覚えてもらおう。
受付・会費集め 混乱を避けるため、「会費を集める人」「名簿をチェックする人」「席に案内する人」などの役割分担を。
本番を運営する いよいよ苦労が報われる時。でも「時間がおす」などのトラブルはつきもの。冷静に対処を。
片づけ・三次会への誘導 終了後は片づけや清算を済ませ、お店にお礼のあいさつ。さらに三次会の会場へ誘導を。
役割分担のやり方をチェック!
グラフ:ゲストのリスト作成/会場探し&予約/招待状の発送&出欠確認/演出&企画

準備段階はふたりがリードするのが主流。もしお願いしたいことがあるなら早めに伝えて、協力してもらおう。幹事さんには、どこからどこまでの準備をお願いしたいのか明確にしておこう。完全にお任せにするのはマナー違反。連絡は密にとり、必要ならふたりも手伝って。

※データ出典:「ゼクシィ花嫁カフェ」アンケート206人の回答を集計(2009年6月実施)

  • 二次会会場を探す

幹事さんの人選・人数はよく考えて計画的に

二次会成功の鍵を握る人物
幹事さんを決めるポイント

お金のやりとりがあるうえ、やるべき仕事が多いので、長年の友人など、信頼できる人に頼むのが一番。ひとりに任せると負担が大きいので、何人かにお願いしてふたりが間に入り、フォローし合える関係を作るのが理想。後でもめないよう、精一杯気を配ろう。

幹事をお願いしたいのは…●ふたりが信頼できる人●企画・イベントが好きな人●協調性がある人●幹事経験がある人

仲のいい友人に頼む人多し!
幹事さんにはふたりから依頼を

先輩花嫁の8割が「二次会で幹事さんを立てた」と回答。そのうち8割が、ふたりからの依頼。お願いすることが「絆を深めるチャンス」と前向きにとらえて。依頼相手は1位「新郎の友人」63%、2位「新婦の友人」52%、3位「新郎の職場の同僚」24%。ふたりにとって身近な友人や職場の人に協力してもらうことが多いよう。(※)

幹事さんはどう決める?
グラフ:依頼と立候補の割合

※データ出典:「ゼクシィ花嫁カフェ」アンケート206人の回答を集計(2009年6月実施)

幹事さんのみに負担をかけすぎず、サポートを!
ベストな幹事さんの人数

幹事さんの仕事は多いので、最低2名は確保したいところ。でも多すぎるとまとまらないので、新郎側2名、新婦側2名の計4名くらいがベスト。幹事さんが初対面同士の場合、双方を引き合わせる場をセッティングし、役割分担もふたりが間に入って決定を。

幹事さんの人数
グラフ:幹事さんの人数

※データ出典:「ゼクシィ花嫁カフェ」アンケート206人の回答を集計(2009年6月実施)

きちんと管理してくれる人に
会計係も早めに決定を

二次会はお金の出入りが煩わしいので、会計係の人を立てるのがベスト。最初にふたりから必要経費を渡して、収支の明細をすべて書き残してもらい、最後に精算するやり方が安心。幹事さんふくめて、二次会当日の集金の方法やお金の管理など事前確認はしっかりと!

友達に負担をかけたくないなら
運営会社に頼むのも手

友人が仕事や育児で忙しく、頼める人が見当たらない場合、「二次会運営会社」に頼む方法もあり。ただしパック商品で細かな要望が反映されないこともあるので、納得した上で依頼を。ちなみに負担感が大きい当日の司会だけをプロに頼む人もやり方もアリ。

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先輩花嫁の失敗談&成功談~幹事選び編~

友人同士で幹事をかわりばんこに務めると、負担感が軽くなる
友人の二次会幹事を引き受けていたことがあるので、その友人に依頼。以前から「私の時はお願い」と伝えていたのでお願いしやすかったし、快く引き受けてくれた。
イラスト
幹事同士の仲がよく、準備も遊びの延長で楽しんでもらえた
もともと幹事同士が普段からよく集まる仲間だったので、集まったついでに、楽しんで企画してくれた。当日は盛り上げ役になってくれて、他のゲストにもとても好評だった。
幹事経験のある人がいると段取りがスムーズ
幹事をお願いした新郎側の友人は、ふたりとも二次会で幹事の経験がある人で、新婦側をリードしてくれて大助かり。ひとりでも幹事経験のある人がいると進めやすいと実感。
段取りが全くわからずシーン…。頼む側が準備を怠ってはダメ!
幹事未経験のふたりに依頼。最初の打ち合わせでは何をしていいのかわからず、沈黙が流れてしまった。あらかじめ、どういう流れにするか大体決めてから臨むべきでした。
会場からの距離が遠いと幹事さんの負担感が倍増!
会場から遠い所に住んでいる人に頼んだので、打ち合わせに来てもらうのが大変だった。近所に住んでいる人に頼めば、もっと気軽に会えたのに…、と後悔。
「世代が違うとノリにくいから」と職場の先輩に断られた
職場の先輩に頼んだら、「ゲストの中心年齢層と年が離れているからやりづらい」と断られちゃった。ジェネレーションギャップは、埋められない溝!?
会費の残りは?収支報告書は?音沙汰なくて不安でした
幹事さんたちと結婚式後3カ月も会えず、余った会費や収支の報告書などをなかなかもらえず、少し心配になった。会計係は別に立てるべきでした。
ゲストと幹事さんの間でトラブル!幹事さんの人選は慎重に
幹事さんからゲストに余興を依頼してもらったら、頼み方が悪かったらしく、ひんしゅくをかってしまった。社会人としてのマナーが身についている人に頼むべきでした。
幹事さんの意見が合わず大もめ!お願いする側が我慢すべきなの?
ビンゴでの景品は、単価が安くても沢山の人に持って帰ってもらえるものにしたかったのに、幹事さんは高額商品を中心に考えていたので意見が合わずもめてしまった。

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