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【WEB招待状】って知ってる?~出欠確認からご祝儀の支払いまで~

結婚式の招待状といえば上質な紙に印刷されたものが一般的ですが、今その常識を覆す【WEB招待状】に注目が集まっています。そこで【WEB招待状】でできることについて、WEB招待状作成サイト『Weddingday』を運営する安田直矢さんに教えてもらいました。時代にマッチした新たな結婚式準備の仕方、ぜひチェックしてみて。

Q1.WEB招待状ってどんなもの?どうやって送る?

A.招待状のURLをメールやSNSで送る、新しいスタイル!

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【WEB招待状】とは、ふたりの結婚式の招待専用のWEBページのURLを、招待したい人にメールやSNSを使って送る方法のこと。相手がそのURLにアクセスして返信すると、自分たちのWEBページにその出欠が集約され、ひと目で誰が出席してくれるかが分かります。
【WEB招待状】を送るタイミングは、紙の招待状と同様に式の4~2カ月半前あたり。送付の方法はLINEが多いものの、Eメール、TwitterやInstagramのDMなど、URLを相手に送ることができれば、どの方法でも問題ありません。

Q2.WEB招待状ってどんな人に送る?失礼じゃない?

A.友人に送る人が多数。親族には紙の招待状にして使い分ける人も。

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【WEB招待状】を送る相手は、ふたりで決めてOK。友人向けに使う人が多いですが、ゲスト全員に使用するとより便利です。ただ年配者は【WEB招待状】になじみがない人が多いことから、親族や主賓、上司などには紙の招待状を送る人もいます。
紙の招待状でないとマナーとして失礼ということはないので、送付する前にコミュニケーションを取って、どちらがいいか聞いてみるのもお勧めです。
紙の招待状を送る場合は、招待状の中にWEB招待状の「QRコード」を印刷する方法もあります。そうすれば、ゲストは「QRコード」を読み込んでWEB招待状で出欠回答ができ、ふたりは集計の手間や切手代などを省くことができます。

Q3.WEB招待状のメリットって?

A.住所録不要、無料、エコ、衛生的etc.良いことづくめ!

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【WEB招待状】はふたりにもゲストにもメリットがたくさん。お勧めのポイントを一つずつ紹介します。

■住所録が不要
【WEB招待状】なら送り先の住所を聞く必要がありません。LINEやSNSなど何かしらでつながっていればOK。返信時にゲストが住所を入力するので、住所録や受付リストが自動で出来上がります。

■出欠がひと目で分かる
ふたりがWEBページを見れば、出席人数が一瞬で分かります。紙の招待状を送った相手の返事は、手入力で追加することも可能。

■ご祝儀をクレジット決済できる
ゲストが希望すれば、返信時にクレジットカードでご祝儀を払える機能があります。ゲストは結婚式での接触機会を減らすことができ、ご祝儀袋も不要。ふたりは事前にご祝儀を受け取れ、会場の支払いに当てられます。

■エコ&コストがかからない
【WEB招待状】は作成が無料。紙代やインク代、切手代がかかりません。紙が余ることもなく、エコなのも魅力です。

■衛生的
接触機会が少ない方が好まれる昨今、郵便物を触らなくてよいという利点もあります。

■すぐできる&日程変更もOK
【WEB招待状】はスマホでサクッと作成可能。送付までの時間がかかりません。また、式を延期する場合もすぐに連絡することができます。

■なくさない
【WEB招待状】はアクセスすればいつでも文面や地図を確認できます。ゲストにとってはなくす心配がありません。

使ってみてココがよかった!

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ゲストの人数が少なく、紙の招待状を使うには用紙が余ってしまうことになったため、WEB招待状を利用しました。費用の節約になってよかったです。(いぬちゃんさん)

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出席の返答がリアルタイムでカウントされ、ご祝儀集めも代行してくれるので便利でした。(ゆうさん)

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結婚式を急いで行うことになり、準備の時間が少なかったので助かりました。お金をかけずに自分たちで送れる方法はよいと思います。(おんさん)

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住所を聞いたり手書きしたりする手間がかからないのがよいです。集計もしやすかったです。(なのさん)

Q4.WEB招待状のデメリットはある?

A.見過ごされる、記念に残せない、合算が必要な場合も。

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メリットが大きい【WEB招待状】ですが、少なからずデメリットもあります。実際に【WEB招待状】を使用した人に、イマイチだと感じた面について聞いてみました。

■記念に残せない
「費用はかからないけど、記念に残せない」(くろすけさん)
「手作り感やこだわりを出せなかったのはちょっと残念」(らりこさん)
「テンプレートが決まっているので、オリジナリティーは出しにくい」(mkさん)

→WEB招待状の画面をスクリーンショットすることは可能。手の込んだものを作る人は、返信だけWEB招待状を活用するのも手。

■紙の招待状との合算が面倒
「高齢の親族には紙の招待状にしたので、集計が手間だった」(みんみんさん)
「便利だけど紙の招待状と併用するとごっちゃになる」(うしこさん)

→WEB招待状では手入力でゲスト情報を追加できる機能がある。紙の招待状の比率は、少ない方がより便利。

■他のメールに紛れて見過ごされる
「すぐに返信が来ない人には流されがちになってしまう」(しーママさん)
「LINEで送ったので見過ごしたりして、返事が遅い人がいた」(なのさん)

→LINEなど日常で使いこなしている方法で送ると、紛れてしまうことも。上手な催促の方法が知りたい!

Q5.送った相手から返事が来ない!上手な催促の方法は?

A.会場への締め切り期限があるなど、やんわりとプッシュするのが◎。

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【WEB招待状】は、LINEやSNSでの日常のやりとりの中で送られるため、既読にはなっているものの返事が来ないという場合があります。
そんなときは「会場から期限を区切られている」というように、催促しているのが自分ではなく、第三者から催促されているというふうに伝えるのがお勧め。
紙の招待状だとゲストははがきを書いたり投函(とうかん)する手間がかかりますが、【WEB招待状】であればスマホですぐ回答ができます。その分、回答が遅れていても催促すれば紙に比べて回答が早く返ってくる傾向にあるようです。

Q6.WEB招待状ってどうやって作る?具体的にはどんなもの?

A.専用ページにアクセスして必要情報を入力すれば、完成!

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【WEB招待状】は驚くほど簡単に作成が可能。具体的な作り方については、サイトによって異なるものの、簡単な流れを紹介します。

<WEB招待状の作り方>※『Weddingday』の場合

【1】サイトにアクセスしメール登録をする

【2】デザインを選ぶ
自分たちの写真を使ってページを作成できるほか、サイトにある画像から選ぶこともできる。

【3】必要な項目を入力
案内文(定型文を選択/自作も可)、開催日時、会場情報(住所、地図など)、会費(任意)などを入力する。

【4】作成ボタンを押して、招待状のURLを取得
作成ボタンを押すと、招待状ページのURLが出来上がる。そのURLをメールやSNSなどで個別に送信すればOK!

受け取ったゲスト側が入力する項目は、新郎新婦側で選択可能。記入してもらう項目の例は以下の通り。

<ゲストが入力する項目>
・名前
・新郎ゲストか新婦ゲストか
・性別
・連絡先(郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス)
・アレルギーの有無
・ふたりへのメッセージ

デザインを選んだり、文面を考えるのは紙の招待状と同じですが、フォーマットがあるので簡単。印刷や校正、封入、宛名書き、送付などの手間が全部省けるため、圧倒的に作業量が少なくて済みます。

『Weddingday』の画面見本

<画像左>WEB招待状を開くと出てくる表紙ページ。ふたりの結婚式のイメージに合わせて、好みのデザインを選べる。

<画像中>ふたりからゲストへの招待状の文面。文面は定型のものから選ぶほか、自分で書いてもOK。表紙ページを下にスクロールすると出てくる仕様。

<画像右>結婚式の日時、会場名、住所、地図などの情報をまとめたページ。このページの末尾に「招待状に回答する」というボタンがある。

From 編集部

【WEB招待状】は、新たな時代にぴったり!

【WEB招待状】は節約やエコなだけでなく、急なスケジュール変更や接触機会の削減にも対応できる新たなスタイル。家族分をまとめて入力することもできるから、年配者でも近くにスマホが使える人がいれば大丈夫。ふたりのウエディングスタイルに合わせて、上手に取り入れてみて。

構成・文/稲垣幸子 イラスト/itabamoe
取材協力/株式会社canonica https://weddingday.jp/
※掲載されている情報は2020年10月時点のものです
※記事内のコメントは2020年9月に、結婚式でオンライン招待状を使用した男女103人が回答したマクロミルアンケートによるものです
※「QRコード」はデンソーウェーブの登録商標です

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