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いつ?誰が?何をする?《二次会準備》check list

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二次会の会場も決まり、演出プログラムも決まったら、あともうひとふんばり。「幹事さんにお任せしたつもりだったのに~」と、当日あたふたしないよう、幹事をはじめ協力してくれる友人たちと、きちんと役割を決めておこう。今後の進め方もこのタイミングで再確認。誰がいつまでに何をするのか、当日までの準備&当日の役割分担にもれがないよう、しっかりcheck!

《Step1》 誰がいつまでに何をするのか分担しよう

以下に「二次会までにやること」をリストアップ。それぞれ、ふたりがするのか、幹事に任せるのか、その他の人に依頼するのか一つ一つ決めていこう。いつまでにするか予定も立てて。

《ゲスト関連》
□ゲストのリストアップ
□ゲストに招待案内を送る
□出欠確認
□受付用の参加者リストを作る

《会場》
□会場との打ち合わせ主導
□料理・ドリンク決め
□会場装花、装飾決め&手配
□会場の映像・音響機材の配置確認

《プログラム》
□進行表を作る
□司会台本を作る
□BGMを決める&手配

《会計》
□収支管理表を作る
□会費徴収用のおつりを用意する
□会場への支払い

《当日スタッフ》
□当日スタッフへ依頼する
□演出・ゲームの準備

《Step2》 当日の役割&担当スタッフを決めよう

当日はやることが多く、幹事だけでは対応しきれないことも。メイン幹事にマネジメントをお願いしつつ、一緒に協力してくれるサポーター探しもお忘れなく。以下に具体的な役割を挙げるので、よく読んで適任と思われる人に担当をお願いしよう。

●受付

お金の受け渡しや名簿チェックなど、同時に複数のことをこなさなければならない受付担当。ピーク時の対応も考えたり、集計まで配慮すると、最低2~3名は必要に。

●司会

司会者の仕事は場を盛り上げ、時間どおりに進行すること。みんなの輪に入って楽しみながら、アクシデントにも柔軟に対応できる人が適任。

●音響

会場に頼むこともできるが、自分たちで行うなら事前に機材の確認を。当日のシミュレーションができるよう、進行表は早めに渡しておいて。

●クローク

会場にクロークがない場合、コートや手荷物(貴重品以外)を預かる係が数名必要に。当日の担当者がスムーズに動けるよう、手札の準備や手順も考えておこう。

●余興

準備や練習が必要な余興は、2~3カ月前までには依頼を済ませておきたいところ。手間暇や相手が負担した費用などを考え、相応のお礼も用意して。

●映像

映像も音響と同様、会場での事前確認が不可欠。せっかく作った映像が会場のデッキで再生できないなんてことのないよう、事前にしっかりチェックを。

●幹事サポート

何事が起きても、柔軟に動いてくれるサポート役がいれば、幹事も心強い。幹事自身の裁量で誰かにヘルプを頼むことがあった場合も、新郎新婦からあらためてお礼を。

●会場側担当者

当日何かあった際にすぐ対応してもらえるよう、窓口となる会場スタッフが誰か確認しておこう。できれば幹事とも、事前に顔合わせをしておくといっそう安心。

from編集部

二次会は、結婚式に呼べない人たちに、幸せなふたりの姿を披露する大切な場。結婚式の準備開始と同時に、幹事と協力しながら準備を進めてくださいね。

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