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二次会招待状のことならゼクシィ

成功の秘訣がわかる「二次会お役立ちマニュアル」

成功の秘訣その3「ゆとりを持って準備したい」招待状の発送

招待状の発送は本番の2カ月前が目安。最近は携帯メールが主流だけど、丁寧な印象の郵送も根強い人気。ゲストが思わず出席したくなる工夫を込めると、返信率もアップするはず。

わかりやすくきめ細かな内容で、招待状の返信率アップ!

ゲストのメールアドレスの収集は手間がかかるので注意!
今どきの二次会の案内の主流は「携帯メール」

招待状を送る方法として最近多いのが、「携帯メール」。「携帯に結婚式の案内を送るなんて!」と思う年配の方もいるので、そこは気遣いを忘れずに。ただし、ゲスト全員のアドレスを調べるのは結構大変なので、幹事さんや友人にも協力してもらおう。内容はわかりやすく簡潔にまとめつつ、楽しそうな二次会だと思ってもらえるように工夫して、わくわく感を盛り上げよう。

出席人数
出席人数
招待状の送り方
招待状の送り方
招待状の発送時期
招待状の発送時期

※データ出典:「ゼクシィ花嫁カフェ」アンケート206人の回答を集計(2009年6月実施)

メールでの招待状例
メールでの招待状例
【ポイント1】メールを一斉送信する場合、宛先はBCCにする
メールを一斉送信する場合、宛先欄にアドレスを入れると、面識のない人同士でアドレスがわかってしまう。失礼にあたるので注意して。送信の際は宛先が相手に見えないBCCで。
【ポイント2】迷惑メールと思われない件名にする
ハートマークなどの機種依存文字や英文字だけの件名は、スパムと勘違いされやすいので、「【ご案内】日本太郎&東京花子の二次会パーティ」など、誤解を招かない件名に。
【ポイント3】目上の人向けの文面は友人向けとは区別する
二次会に招く人の中には会社の上司や年上の知人もいるはず。その場合、二次会を案内する文面は友人向けのくだけたものではなく、丁寧な別のバージョンを作って、失礼のないように。
【ポイント4】演出プログラムの内容告知を入れて期待感をアップ
「なれそめクイズ大会開催!」など二次会の内容を告知したり、三択クイズをつけて回答を返信してもらうなど、二次会の演出にからめるのもグッドアイデア。ゲストの期待もふくらむはず。
【ポイント5】ドレスコードはなるべく具体的に書く
ステージのある会場で会場の雰囲気やゲストの顔ぶれを書き添えたり、「男性はジャケット着用」「何かひとつキラキラしたアイテムを身につけて」など具体的なヒントを書くとゲストも安心。
【ポイント6】来場方法、駐車場の有無も案内する
最寄駅だけでなく、駅からの道のり、所要時間の詳しい情報を添えて。地図もつけるとなお親切。車で来る人のために、駐車場の有無や台数も明記しよう。

パソコンで作って自宅でプリント
丁寧な印象の往復はがきや封書

往復はがきや封書の招待状も、丁寧な印象や温かみが感じられるとあって、根強い支持がある。パソコン店やネットで手に入る招待状のテンプレートをベースにすれば、自作は意外と手軽。封書なら、会場の地図やリーフレットが同封でき、いっそう丁寧な印象に。

ヒント
はがきの縁を色分けしてゲームに使ったら、知らないゲスト同士がその話で盛り上がっていた。/ライブチケットのように半券を切れるようにし、ゲームで利用。受付でも、半券ですぐ名前がわかって便利だった。

披露宴にも招待するゲストなら
披露宴の案内状に同封もOK

披露宴にも二次会にも招待したいゲストには、披露宴の招待状を送る時、二次会の招待状も同封すると、一度に出欠の返事ができて、ふたりもゲストもお互い二度手間にならずに便利。送る前に「二次会の案内も入れておく」と伝えておくとなお丁寧。

ヒント
写真入りで、デザインもこったせいか、招待したほぼ全員が出席。当日は招待状をいろんな人から褒められた。/披露宴から参加する人には、空き時間に過ごせるおすすめカフェを数店舗紹介するマップを同封したら、喜んでくれた。

ゲストが確定したら、会費や演出も確定!
出欠チェックは本番一カ月前が理想

返事の締め切りは発送後2週間後くらいに設定し、本番1カ月前には全部そろうことを目標にして。仕事の都合で返事が遅れたり、うっかり忘れる人もいるので、友人の力も借りて取りまとめてもらうと安心。出席者の確定リストを作ったら、景品や備品の予算や手配数を決め、誰に出し物を頼むかなどの企画を考える参考に。

イラスト
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先輩花嫁の失敗談&成功談~招待状の発送・集計編~

詳細メールの前に予告メールを送ったら準備ができると好評
「二次会に来てくれますか?詳細が決まったらまたメールします」というメールを先行して送った。早めに連絡すると、予定を空けやすく、お金の準備もしやすいと好評。
出会いの場として盛り上がるよう男女のゲスト数を告知
男性には女性ゲストの人数、女性には男性ゲストの人数を入れた招待状文面にした。未婚のゲストが多く、素敵な出会いを意識したパーティにしたかったので(笑)。
ネット上の専用サイトで欠席の人からもお祝いの言葉が
ネット上の専用サイトを使ってゲストの出欠を管理。欠席の人や、長年会ってない人からもお祝いメッセージがもらえてうれしかった!
返事のメールが管理しきれず、返事をもらった人に督促
携帯メールで二次会の案内を送ったのはいいけれど、返事のメールがほかのメールと混ざって、自分が混乱。出席の連絡をもらった人に、「返事はまだ?」と催促メールをしてしまった。
携帯メールの手軽さがあだに!?あいまいな返事がちらほら
「行けたら行く」とあいまいな返事をする人が何人かいて、当日のゲスト数をなかなか確定できなかった。「携帯メールだと手軽なだけに、軽くみられてしまうのかな」と後悔。
携帯メールのアドレス調べが忙しさのピークに重なると大変
二次会の招待ゲストリストを作る時に初めて携帯メールのアドレスを確認する人が多くて、とても焦った。忙しい時期に重なって精神的に追い詰められた。

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